Dokumenty potrzebne do sprowadzenia zmarłego z zagranicy do Ukrainy

Poniżej wyjaśniamy, kto co załatwia i co sprawdza się na ukraińskiej granicy. Cały komplet dokumentów zbieramy jeszcze przed wyjazdem.

W skrócie: kto co załatwia

Co wydaje kraj, w którym doszło do zgonu

W każdym kraju nazwy i urzędy są inne, ale komplet dokumentów jest podobny. Tam, gdzie kraj wymaga licencjonowanego przewoźnika, Państwo i tak nie muszą nikogo szukać, bo cały przebieg sprawy pozostaje po naszej stronie. W każdym kraju przewóz odbywa się zgodnie z jego prawem.

1. Lekarskie świadectwo zgonu

Sporządza je lekarz po oględzinach zmarłego. W Polsce jest to karta zgonu, w Czechach list o prohlídce zemřelého, w Austrii Todesbescheinigung, w Rumunii certificatul medical constatator al decesului, a na Litwie medicininis mirties liudijimas. Na podstawie tego dokumentu rejestruje się zgon.

2. Świadectwo zgonu

Wydaje je miejscowy urząd stanu cywilnego, urząd miasta lub urząd gminy. To właśnie ten dokument opatruje się potem apostille i tłumaczy na język ukraiński.

3. Zezwolenie na wywóz zmarłego z kraju

Ma różne nazwy: paszport zwłok (niem. Leichenpass), laissez-passer albo zezwolenie inspektora sanitarnego lub koronera. Wydaje je organ ochrony zdrowia, władza lokalna lub koroner, zależnie od kraju.

4. Zaświadczenie o braku przedmiotów zabronionych

Tego wymaga prawo ukraińskie. Gdy zmarły jest przewożony do Ukrainy, właściwy organ kraju zgonu wydaje takie zaświadczenie, a konsulat lub ambasada Ukrainy je legalizuje.

5. Inne zaświadczenia, zależnie od kraju i przewoźnika

• zaświadczenie o balsamowaniu: wspomina się o nim na przykład w wymaganiach dla transportu lotniczego;
• zaświadczenie, że zmarły został złożony w trumnie, a trumnę zaplombowano: na przykład w Belgii i w Danii;
• zaświadczenie o braku chorób zakaźnych u zmarłego: prosi o nie na przykład ambasada Ukrainy w Niemczech;
• zezwolenie sądu lub prokuratury, jeśli zgon był gwałtowny lub nie został wyjaśniony.

6. Apostille i tłumaczenie

Ukraina przystąpiła do Konwencji haskiej o apostille. Między krajami, które są jej stronami, apostille zastępuje legalizację konsularną dokumentów. Zagraniczne świadectwo zgonu jest w Ukrainie uznawane tylko wtedy, gdy ma apostille albo zostało zalegalizowane, chyba że umowa międzynarodowa stanowi inaczej. Apostille wystawia organ kraju, który wydał dokument: w Niemczech jest to władza regionalna (Bezirksregierung lub Regierungspräsidium), w Holandii miejscowy sąd.

Tłumaczenie na język ukraiński musi być poświadczone. We Francji ambasada Ukrainy może sama przetłumaczyć francuskie świadectwo zgonu, gdy jest ono potrzebne do przewozu zmarłego lub prochów.

Co robi konsulat Ukrainy

Zgon obywatela Ukrainy za granicą rejestruje konsul właściwy dla ostatniego miejsca zamieszkania, miejsca zgonu, miejsca, w którym znaleziono zmarłego, albo miejsca pochówku. Podstawą jest lekarskie świadectwo zgonu oraz świadectwo zgonu wydane przez organy tego kraju.

• Rejestruje zgon i wydaje ukraińskie świadectwo zgonu. Za rejestrację i pierwsze świadectwo nie pobiera się opłaty konsularnej.
• Wręcza świadectwo najbliższym krewnym albo wysyła je razem z paszportem zmarłego za pośrednictwem Ministerstwa Spraw Zagranicznych Ukrainy.
• Wydaje zaświadczenie dla organów opieki społecznej, dzięki któremu rodzina może otrzymać zasiłek pogrzebowy.
• Legalizuje zaświadczenie o braku przedmiotów zabronionych u zmarłego i w trumnie.
• Wystawia pismo lub zaświadczenie na przewóz trumny lub urny do Ukrainy: robią to między innymi ambasady w Niemczech, Austrii, Francji i Hiszpanii.
• We Włoszech konsulat Ukrainy wyraża dla władz włoskich zgodę na wwóz zmarłego (nulla osta). W Hiszpanii konsulat wydaje zezwolenie na wwóz; bez niego miejscowa służba nie wyda zmarłego.

Czego konsulat wymaga w kraju zgonu, opisujemy na stronach krajów oraz w tekście Co zrobić, gdy bliska osoba umrze za granicą.

Laissez-passer: dlaczego to za mało dla Ukrainy

Umowa strasburska o przewozie zwłok wprowadziła specjalny dokument: przepustkę dla zmarłego (laissez-passer), zwaną też paszportem zwłok. Wydaje ją organ kraju, z którego zmarły jest wywożony. Kraje, które przystąpiły do Umowy, nie wymagają żadnych innych dokumentów przy tranzycie ani wwozie.

Ukrainy nie ma jednak na liście stron Umowy. Dlatego samo laissez-passer nie wystarczy, by wwieźć zmarłego do Ukrainy: potrzebne są także dokumenty wymagane przez prawo ukraińskie. W takich przypadkach Holandia dodatkowo wymaga na przykład zaświadczenia właściwych organów z nazwiskiem zmarłego i miejscem przeznaczenia. Na Litwie o przewozie do Ukrainy wysyła się osobne zawiadomienie do litewskiej służby zdrowia publicznego.

Na liście stron Umowy nie ma też niektórych krajów, z których sprowadzamy zmarłych: Polski, Niemiec i Włoch. Tam zezwolenie na wywóz zmarłego wydaje się według własnych przepisów.

Umowa nie obejmuje prochów. Urna z prochami podróżuje według przepisów krajów, których dotyczy przewóz, oraz zasad przewoźnika.

Po powrocie do Ukrainy

Zagraniczne świadectwo zgonu jest w Ukrainie uznawane, jeśli ma apostille lub legalizację, chyba że umowa międzynarodowa stanowi inaczej. Zagraniczne dokumenty składa się w urzędach stanu cywilnego w Ukrainie razem z poświadczonym tłumaczeniem na język ukraiński.

Do zasiłku pogrzebowego potrzebne jest zaświadczenie, które konsul wydaje przy rejestracji zgonu. Proszę przechować je razem z pozostałymi dokumentami, które przekażemy Państwu wraz ze zmarłym. O tym, co jeszcze trzeba załatwić w domu, piszemy w artykule Dokumenty po zgonie za granicą: co załatwić w Ukrainie.