Gdy ktoś umiera daleko od domu, rodzina zostaje sama z dokumentami w obcym języku. Poniżej podajemy kolejność kroków, która pomoże się nie pogubić. Jest to opis ogólny: w każdym kraju dokumenty nazywają się inaczej i zajmują się nimi inne urzędy. Szczegóły dotyczące właściwego kraju omówimy podczas rozmowy.
Co zrobić, gdy bliska osoba umrze za granicą
Poradnik krok po kroku dla rodziny, gdy ktoś zmarł za granicą: pierwsze godziny, do kogo dzwonić, co robi konsulat, jakie dokumenty są potrzebne i jak zmarły wraca do domu. Jeśli teraz nie mają Państwo siły tego czytać, wystarczy zadzwonić. Resztę podpowiemy przez telefon. Rozmawiamy po ukraińsku, angielsku, polsku i niemiecku.
Pierwsze godziny: co zrobić od razu
Proszę wezwać służby ratunkowe
Jeśli do zgonu doszło w domu, na ulicy lub w pracy, proszę zadzwonić pod numer 112. Działa on we wszystkich krajach Unii Europejskiej. W innych krajach proszę dzwonić pod lokalny numer alarmowy. Lekarz urzędowo stwierdza zgon i wystawia dokument lekarski. Bez niego nie da się niczego dalej załatwić. Jeśli osoba zmarła w szpitalu, zajmie się tym personel szpitala.
Proszę zadzwonić do nas
Nie warto czekać, aż dokumenty zostaną załatwione. Proszę dzwonić pod numer +380 77 882 77 77 od razu, także w nocy. Podpowiemy, co robić w kraju, w którym doszło do zgonu, a dokumenty i transport weźmiemy na siebie.
Proszę ustalić, gdzie znajduje się zmarły i kto się nim zajmuje
Szpital, kostnica czy policja: proszę zapisać nazwę instytucji, adres, numer telefonu i nazwisko osoby, z którą Państwo rozmawiali. Jeśli podano numer sprawy, proszę go również zapisać. Te dane będą potrzebne nam i konsulatowi.
Proszę znaleźć polisę ubezpieczeniową
Ubezpieczenie turystyczne, pracownicze lub jakiekolwiek inne: jeśli była polisa, proszę ją znaleźć i powiedzieć nam o niej. Podpowiemy, jak uzgodnić transport z ubezpieczycielem. Dlaczego to ważne, wyjaśniamy poniżej.
Proszę powiadomić konsulat Ukrainy
Konsulat rejestruje zgon obywatela Ukrainy i wydaje dokumenty, bez których zmarły nie przekroczy ukraińskiej granicy. Niektóre ambasady Ukrainy mają osobną gorącą linię na wypadek zgonu.
Proszę niczego nie podpisywać w pośpiechu
Na miejscu mogą Państwu zaproponować lokalny zakład pogrzebowy albo umowę do podpisania od razu. Nie trzeba się spieszyć. Najpierw warto porozmawiać z nami lub z konsulatem. Wszystkie papiery i rachunki proszę zachować: będą potrzebne do ubezpieczenia i do zasiłku pogrzebowego.
Proszę dzwonić o każdej porze
Języki: ukraiński, angielski, polski, niemiecki. Ten sam numer w komunikatorach.
Do kogo dzwonić
Będzie potrzebnych kilka telefonów. Poniżej wyjaśniamy, kto za co odpowiada, aby wiedzieli Państwo, z jaką sprawą dokąd się zwrócić.
Służby ratunkowe, lekarz
Stwierdzają zgon i wystawiają pierwszy dokument lekarski. Na jego podstawie zgon jest rejestrowany w danym kraju.
Konsulat Ukrainy
Rejestruje zgon, wydaje ukraińskie świadectwo zgonu oraz zaświadczenia potrzebne, by przewieźć zmarłego przez granicę.
Ubezpieczyciel
Jeśli polisa obejmuje transport zmarłego, ubezpieczyciel zatwierdza, kto go wykona i w jaki sposób. Proszę powiedzieć nam o polisie już przy pierwszej rozmowie, a uzgodnimy wszystko razem z ubezpieczycielem.
Robimy to sami
Nawet tam, gdzie prawo wymaga licencjonowanego podmiotu, nie muszą Państwo nikogo szukać: od początku do końca jest z Państwem jeden zespół i jeden numer.
Rodzina w Ukrainie
Proszę ustalić, kto z bliskich będzie w kontakcie z nami. Dzięki temu nikt nie otrzyma sprzecznych wskazówek i nic się nie zgubi. W większości przypadków nikt nie musi jechać za granicę: co można zrobić z domu.
XREQUIEM
Jeden telefon, a dalej koordynujemy wszystko: kostnicę, konsulat, ubezpieczyciela i granicę. Proszę zadzwonić
Co robi konsulat Ukrainy
Dla konsulatu liczy się jedno: czy zmarły był obywatelem Ukrainy. Jeśli tak, jego zgon rejestruje konsul. Nie muszą Państwo jechać tam osobiście. Zgłosić się mogą bliscy, szpital, lokalne władze lub inne osoby, w tym my na podstawie Państwa pełnomocnictwa.
Konsul potrzebuje lokalnych dokumentów o zgonie: dokumentu lekarskiego i zaświadczenia od władz danego kraju. Poświadcza się je apostille albo legalizacją i tłumaczy na język ukraiński. Zajmujemy się tym my.
Co Państwo otrzymają z konsulatu
- Ukraińskie świadectwo zgonu. Wydaje się je najbliższym krewnym albo przesyła przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Ukrainy, aby trafiło do rodziny.
- Rejestrację zgonu i pierwsze świadectwo, bez opłaty konsularnej.
- Zaświadczenie dla organów opieki społecznej, dzięki któremu rodzina może w Ukrainie otrzymać zasiłek pogrzebowy.
- Legalizację zaświadczenia o braku przedmiotów zabronionych. Potwierdza ono, że przy zmarłym i w trumnie nie ma niczego zabronionego. Bez niego zmarły nie przekroczy ukraińskiej granicy.
- W wielu krajach osobne pismo lub zaświadczenie na przewóz trumny albo urny do Ukrainy.
Gdzie szukać konsulatu
W niektórych krajach jest tylko ambasada, w innych są także konsulaty generalne w różnych miastach. Kilka przykładów:
- Polska: ambasada w Warszawie, konsulaty generalne we Wrocławiu, Krakowie i Lublinie oraz konsulat w Gdańsku. Ambasada ma gorącą linię na wypadek zgonu obywatela Ukrainy.
- Niemcy: ambasada w Berlinie, konsulaty generalne w Hamburgu, Frankfurcie nad Menem, Düsseldorfie i Monachium.
- Czechy: ambasada w Pradze i konsulat w Brnie.
- Francja: ambasada w Paryżu; jej wydział konsularny ma całodobową gorącą linię na wypadek śmierci bliskiej osoby.
W przypadku innych krajów proszę otworzyć stronę właściwego kraju w dziale Kraje albo po prostu zadzwonić do nas. Powiemy, dokąd zwrócić się w Państwa sytuacji.
Konsulat pomaga w dokumentach, ale samego zmarłego przewozimy my. W Austrii, na przykład, zmarłych mogą przewozić wyłącznie upoważnione zakłady pogrzebowe, a we Francji potrzebny jest podmiot z francuską licencją. W obu przypadkach Państwo mają jeden zespół i jeden numer telefonu od początku do końca. W każdym kraju przewóz odbywa się zgodnie z jego prawem.
Jakie dokumenty będą potrzebne
Dokumenty pochodzą z trzech źródeł: część daje rodzina, część wydaje kraj, w którym doszło do zgonu, a część konsulat Ukrainy. Pełna lista z wyjaśnieniami jest na stronie Dokumenty. W skrócie:
Od rodziny
- paszport zmarłego: na początek wystarczy zdjęcie, w niektórych krajach konsulat poprosi o oryginał
- Państwa paszport i dane kontaktowe
- dokument potwierdzający pokrewieństwo (w niektórych krajach)
- pełnomocnictwo dla nas, abyśmy mogli składać dokumenty w Państwa imieniu
- polisa ubezpieczeniowa, jeśli była
Z kraju, w którym doszło do zgonu
- miejscowe świadectwo zgonu (w Polsce odpis aktu zgonu, w Niemczech Sterbeurkunde, we Francji acte de décès)
- zezwolenie na wywóz zmarłego z kraju albo paszport zwłok
- zaświadczenie o braku przedmiotów zabronionych przy zmarłym i w trumnie
- apostille i poświadczone tłumaczenie na język ukraiński
Z konsulatu Ukrainy
- rejestracja zgonu i ukraińskie świadectwo zgonu
- legalizacja zaświadczenia o braku przedmiotów zabronionych
- zaświadczenie na zasiłek pogrzebowy
Wszystkie te papiery zbieramy sami i wieziemy razem ze zmarłym. Dwa z nich są sprawdzane na ukraińskiej granicy. Co dokładnie, wyjaśniamy na stronie Dokumenty.
Jeśli zmarły miał ubezpieczenie
Ubezpieczenie może znacznie obniżyć koszty. Jest jednak kilka spraw, o których lepiej wiedzieć z góry.
- Transport zmarłego zwykle organizuje służba assistance ubezpieczyciela (jej numer jest na polisie). Proces rusza, gdy jest już świadectwo zgonu.
- Transport trzeba uzgodnić z ubezpieczycielem, w przeciwnym razie może on odmówić wypłaty. Proszę powiedzieć nam o polisie już przy pierwszej rozmowie, a uzgodnimy wszystko razem.
- Polisa często pokrywa drogę tylko do granicy albo do węzła transportowego w Ukrainie. Resztę drogi i pogrzeb opłaca rodzina.
- Limity na transport zmarłego bardzo się różnią w zależności od programu ubezpieczenia. Tania polisa może nie pokryć całej drogi.
Więcej w artykule Ubezpieczenie a sprowadzenie zmarłego z zagranicy. Proszę wysłać nam zdjęcie polisy na Viberze, w WhatsAppie lub w Telegramie. Sprawdzimy warunki i, jeśli polisa obejmuje transport, sami uzgodnimy wszystko z ubezpieczycielem.
Wyliczymy cenę dla Państwa
Proszę zadzwonić lub zostawić numer.
Jak zmarły wraca do domu
Gdy dokumenty z kraju zgonu są gotowe, zmarły jest przygotowywany do drogi. Zgodnie z prawem ukraińskim zmarłego wwozi się do Ukrainy w hermetycznej metalowej trumnie, którą się plombuje. Otworzyć ją można tylko w wyjątkowych przypadkach: w placówce ochrony zdrowia, w obecności funkcjonariusza celnego i osoby towarzyszącej zmarłemu.
Drogą lądową albo lotniczą
Z krajów sąsiadujących z Ukrainą zmarły zwykle jedzie drogą lądową, pojazdem specjalistycznym, do granicy i dalej do Państwa miasta. Z dalekich krajów część drogi można pokonać samolotem. Linie lotnicze przewożą zmarłych w luku bagażowym samolotu. Odcinek lotniczy prowadzi do lotniska w kraju sąsiadującym z Ukrainą i trwa od 2,5 godziny. Ostatni odcinek jest lądowy. Nie obiecujemy bezpośrednich lotów do Ukrainy.
Droga zmarłego do domu, do Ukrainy, trwa od 24 godzin od chwili odebrania. Dokładny czas zależy od kraju, od tego, jak szybko lokalne urzędy wydają dokumenty, i od rodzaju transportu.
Balsamowanie
To, czy balsamowanie jest potrzebne, zależy od przepisów kraju i przewoźnika. W Rumunii jest wymagane przy przewozie poza miejscowość. W Danii jest wymagane, jeśli zmarły leci samolotem. Niektóre linie lotnicze przyjmują tylko zmarłych poddanych balsamowaniu. Czechy nie wymagają balsamowania jako takiego. Co będzie potrzebne w Państwa przypadku, powiemy po pierwszej rozmowie.
Czy trzeba jechać za granicę?
Zwykle nie: wystarczy pełnomocnictwo, a dalej działamy w Państwa imieniu. Zdarza się, że lokalne urzędy proszą o podpis kogoś z bliskich na wniosku. Wtedy przygotowujemy papiery i podpowiadamy, jak je podpisać bez wyjazdu, jeśli jest to możliwe.
Więcej o trasach: strony Transport lotniczy, Transport drogowy i Kraje.
Jak przygotowujemy transport
Jeśli zmarły został poddany kremacji na miejscu
Zdarza się, że rodzina decyduje o kremacji zmarłego tam, gdzie doszło do zgonu, albo kremacja już się odbyła. Wtedy do domu wraca urna z prochami. Dokumentów jest mniej niż przy trumnie, ale na ukraińskiej granicy nadal są wymagane. Zbierzemy je.
Jeśli urnę ma wieźć samolotem ktoś z bliskich, proszę najpierw zadzwonić do nas. Podpowiemy, o co zapytać linię lotniczą i jak zapakować urnę do kontroli rentgenowskiej. Odprawę celną i podróż samolotem opisujemy szczegółowo w artykule Odprawa celna urny z prochami.
Przewóz urny z prochami do Ukrainy: od 100 €, w zależności od kraju. Zajmujemy się dokumentami i drogą. Więcej na stronie Przewóz urny z prochami.
Czego lepiej nie robić
- Zatrudnianie lokalnego zakładu pogrzebowego bez wspomnienia o polisie. Bez uzgodnienia z ubezpieczycielem ubezpieczyciel może odmówić wypłaty.
- Kupowanie biletu lub rezerwowanie lotu dla zmarłego, zanim będą gotowe zezwolenia. Dokumenty trzeba uzgodnić z obydwoma krajami przed rezerwacją.
- Przyjmowanie dokumentu bez apostille. Zagraniczne świadectwo zgonu jest w Ukrainie uznawane tylko wtedy, gdy zostało poświadczone. Bez apostille nie jest w Ukrainie ważne i może wstrzymać wwóz trumny lub urny.
- Podpisywanie umowy, której Państwo nie rozumieją. Proszę poprosić o tłumaczenie albo przesłać nam zdjęcie, a wyjaśnimy, co w niej jest.
- Wyrzucanie rachunków i zaświadczeń. Będą potrzebne do ubezpieczenia i do zasiłku pogrzebowego.
- Załatwianie wszystkiego samemu. Jeden telefon i nie zostają Państwo z tym sami. Jeśli jednak myślą Państwo o tym, by sprowadzić zmarłego na własną rękę, proszę najpierw przeczytać, co się z tym wiąże.
Ile kosztuje sprowadzenie zmarłego
Nasze ceny są cenami „od” i obejmują całą drogę do domu. Pogrzeb w Ukrainie jest płatny osobno. Proszę zadzwonić, a od razu podamy cenę.
Ceny „od” dla większości krajów są na stronie Cennik, a dokumenty dla każdego kraju na stronie Kraje.
Kto za co płaci, wyjaśniamy w artykułach Ile kosztuje sprowadzenie zmarłego z zagranicy do Ukrainy i Kto płaci za sprowadzenie zmarłego z zagranicy.
Pytania o pierwsze dni
Bliska osoba zmarła w szpitalu. Czy trzeba dzwonić pod numer 112?
Nie. W szpitalu zgon stwierdza lekarz dyżurny i wystawia dokument lekarski. Wystarczy ustalić nazwę szpitala, oddział i to, dokąd zostanie przewieziony zmarły. Proszę przekazać nam te dane, a my skontaktujemy się ze szpitalem.
Do zgonu doszło w nocy lub w weekend. Co można zrobić już teraz?
Proszę zadzwonić do nas: jesteśmy dostępni całą dobę. Urzędy mogą być wtedy nieczynne, ale my możemy już zacząć: ustalić, gdzie jest zmarły i jakie dokumenty są potrzebne w danym kraju, oraz przygotować plan na rano. Niektóre ambasady Ukrainy, na przykład w Polsce i we Francji, mają osobną gorącą linię na wypadek zgonu.
Kto z rodziny powinien być z nami w kontakcie?
Najlepiej jedna osoba. Otrzymuje od nas informacje, przekazuje dokumenty i uzgadnia decyzje z resztą rodziny. Dzięki temu wszyscy słyszą to samo. Jeśli ta osoba jest za granicą, a reszta rodziny w Ukrainie, to nic nie szkodzi: ze wszystkimi kontaktujemy się przez komunikatory.
Nie wiemy, czy zmarły miał ubezpieczenie. Jak to sprawdzić?
Proszę przejrzeć dokumenty z podróży, umowę o pracę, pocztę elektroniczną i papiery w domu. Można też zapytać osoby, które pracowały lub mieszkały obok zmarłego. Jeśli znajdą Państwo coś, co wygląda na polisę, proszę zrobić zdjęcie i wysłać je nam, a my przyjrzymy się dokumentowi. Jeśli niczego nie ma, nic się nie stało: transport można zorganizować także bez ubezpieczenia.
Czy możemy kilka dni zastanowić się przed podjęciem decyzji?
Tak. Lokalne dokumenty nie są jednak wydawane od razu, dlatego lepiej zacząć formalności już teraz. Wyjaśnimy możliwości i podamy cenę, a decyzja należy do Państwa.
Bliscy już umówili się z lokalnym zakładem pogrzebowym. Czy nadal mogą Państwo się włączyć?
Tak. Proszę przesłać nam to, co już zostało załatwione, i to, co Państwu obiecano. Sprawdzimy, czego brakuje na ukraińską granicę, i powiemy, co robić dalej. Jeśli było ubezpieczenie, proszę nam o nim powiedzieć: sprawdzimy, czy ubezpieczyciel zatwierdził ten zakład pogrzebowy.
Część dokumentów została już wydana. Co z nimi zrobić?
Proszę zachować oryginały i nie oddawać ich nikomu bez potrzeby. Proszę sfotografować każdą stronę i wysłać nam zdjęcia na Viberze, w WhatsAppie lub w Telegramie. Powiemy, co jest już gotowe, co jeszcze trzeba zrobić i czy potrzebne jest apostille oraz tłumaczenie.
Nie znam języka kraju, w którym doszło do zgonu. Jak rozmawiać ze szpitalem lub kostnicą?
Nie będzie to potrzebne. Wystarczy podać nam nazwę instytucji i numer telefonu, a dalej rozmawiamy z nimi sami. Jeśli coś do Państwa przysłano albo poproszono o podpis, proszę zrobić zdjęcie i przesłać je nam. Wyjaśnimy po polsku lub po ukraińsku, co to za dokument.
Chcemy pochować bliską osobę tam, gdzie zmarła. Czy konsulat nadal jest potrzebny?
Tak, warto się z nim skontaktować. Konsul rejestruje zgon obywatela Ukrainy i wydaje ukraińskie świadectwo zgonu oraz zaświadczenie na zasiłek pogrzebowy. Bez ukraińskiej rejestracji rodzinie będzie trudniej z dokumentami w domu.
Czy można pożegnać zmarłego przed drogą?
Proszę powiedzieć o tym podczas pierwszej rozmowy. To, czy jest to możliwe i gdzie, zależy od kraju oraz od instytucji, w której znajduje się zmarły. Przed wwozem do Ukrainy trumnę się plombuje, a potem otwiera się ją tylko w wyjątkowych przypadkach.
Informacje o cenach, dokumentach, terminach i urnach są na stronie Pytania i odpowiedzi. Szczegółowa lista dokumentów jest na stronie Dokumenty. Więcej poradników dla rodzin jest w dziale Artykuły, w tym Jak wybrać zakład pogrzebowy do sprowadzenia zmarłego z zagranicy.
Proszę opowiedzieć, co się stało
Oleg Zdendiak i zespół. Wyjaśnimy kolejne kroki.
Wyślij zgłoszenie
Proszę zostawić imię i numer telefonu. Oddzwonimy i wyjaśnimy, co robić w kraju, w którym doszło do zgonu.
Dziękujemy. Oddzwonimy do Państwa. W pilnych sprawach prosimy dzwonić pod numer: +380 77 882 77 77.