Dokumenty po zgonie za granicą: co załatwić w Ukrainie

Czy zgon trzeba zarejestrować ponownie w Ukrainie?

To jedno z pierwszych pytań, które zadają rodziny. Odpowiedź zależy od tego, jakie dokumenty już Państwo mają.

• Zgon zarejestrował konsul Ukrainy. Wtedy mają Państwo ukraińskie świadectwo zgonu. Konsul wydaje je najbliższym krewnym albo wysyła razem z paszportem zmarłego do Ministerstwa Spraw Zagranicznych Ukrainy, a stamtąd trafia ono do rodziny. Rejestracja i pierwsze świadectwo są wolne od opłaty konsularnej.
• Mają Państwo tylko zagraniczne świadectwo. Tak bywa na przykład w Norwegii: zgon rejestrują tam władze norweskie, a ambasada Ukrainy nie rejestruje go ponownie. W Ukrainie zagraniczne świadectwo jest uznawane, jeśli ma apostille lub legalizację, chyba że umowa międzynarodowa stanowi inaczej. Zagraniczne dokumenty składa się w ukraińskich urzędach stanu cywilnego razem z poświadczonym tłumaczeniem na język ukraiński.

Czy przy zgonie zarejestrowanym już za granicą potrzebna jest osobna rejestracja w Ukrainie, prosimy sprawdzić w urzędzie stanu cywilnego. Tam powiedzą Państwu, czego wymaga Państwa sprawa. Jak to wygląda w kraju, w którym doszło do zgonu, wyjaśnimy podczas pierwszej rozmowy.

Czasem dokumentów nie udaje się zebrać przez długi czas. Jeśli od zgonu minął ponad rok, konsul i tak zarejestruje go po sprawdzeniu dokumentów, z adnotacją „rejestracja po terminie” («Реєстрація з пропуском строку»).

Zasiłek pogrzebowy: zaświadczenie od konsula

W Ukrainie przysługuje państwowy zasiłek pogrzebowy. Gdy zgon nastąpił za granicą i rejestruje go konsul, wydaje on przy rejestracji zaświadczenie dla organów opieki społecznej. Z tym zaświadczeniem rodzina ubiega się o zasiłek.

O tym zaświadczeniu w pierwszych dniach często się zapomina. Przypomnimy o nim i dopilnujemy, żeby znalazło się wśród dokumentów, które przekazujemy rodzinie.

Wysokość zasiłku, terminy składania wniosku, krąg osób uprawnionych oraz dokumenty potrzebne, jeśli konsul nie rejestrował zgonu, prosimy sprawdzić w Funduszu Emerytalnym Ukrainy albo w organie opieki społecznej w miejscu zamieszkania. Kwoty nie podajemy tu celowo: aktualne przepisy najlepiej poznać od tych, którzy wypłacają zasiłek.

Proszę też zachować umowę, faktury i rachunki za przewóz i pogrzeb. Może o nie poprosić ubezpieczyciel albo pracodawca. Kto jeszcze może pokryć koszty, wyjaśnia artykuł „Kto płaci za sprowadzenie zmarłego z zagranicy”.

Co przekazujemy rodzinie razem ze zmarłym

Dokumenty, które uzyskaliśmy w kraju zgonu i w konsulacie, a które powinny zostać w rodzinie, przekazujemy Państwu razem ze zmarłym. W zależności od kraju mogą to być:

• zagraniczne świadectwo zgonu, z apostille lub legalizacją i tłumaczeniem na język ukraiński, jeśli były potrzebne;
• ukraińskie świadectwo zgonu, jeśli konsul już je wydał; w przeciwnym razie zostanie przekazane za pośrednictwem Ministerstwa Spraw Zagranicznych Ukrainy;
• zaświadczenie konsula dla organów opieki społecznej, potrzebne do zasiłku pogrzebowego;
• paszport i inne dokumenty zmarłego, jeśli konsulat zwrócił je osobie towarzyszącej zmarłemu; w przeciwnym razie są przesyłane do Ministerstwa Spraw Zagranicznych Ukrainy;
• umowa i faktury za przewóz.

Proszę włożyć wszystko do jednej teczki. Jeśli coś jest niejasne, prosimy zadzwonić: powiemy, do czego służy każdy dokument.

Do pogrzebu również potrzebne jest świadectwo zgonu. Jeśli organizujemy pogrzeb, zajmujemy się dokumentami na cmentarz, w tym tłumaczeniem i uznaniem zagranicznych dokumentów. Więcej na stronie „Pogrzeb w Ukrainie”.