Gdy rodzina nie może wyjechać za granicę: jak sprowadzić zmarłego do domu

W skrócie: wyjazd nie jest konieczny

• Papiery na przewóz możemy w imieniu rodziny przygotować my. Tak właśnie pracujemy.
• Do konsula Ukrainy mogą zwrócić się nie tylko krewni, lecz także organy kraju, w którym nastąpił zgon, szpital lub inne osoby.
• Od rodziny potrzebujemy zdjęcia paszportu zmarłego, Państwa paszportu i numeru telefonu, pełnomocnictwa oraz polisy ubezpieczeniowej, jeśli była.
• Zdarza się, że miejscowe organy lub konsulat proszą o podpis kogoś z bliskich. Wtedy przygotowujemy dokumenty i podpowiadamy, jak podpisać je w Państwa sytuacji.
• Ukraińskie świadectwo zgonu konsul wydaje najbliższym krewnym albo przesyła przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Ukrainy.
• Zmarłego przywozimy do dowolnego miasta lub wsi w Ukrainie. Dokładną trasę i cenę podamy podczas rozmowy.

Co rodzina przesyła nam

Wszystko to można przekazać z domu: zdjęcia przez Viber, WhatsApp lub Telegram, resztę telefonicznie.

• Zdjęcie paszportu zmarłego. Na początek to wystarczy. W niektórych krajach konsulat poprosi o oryginał. Wtedy powiemy, co zrobić.
• Państwa paszport i numer telefonu, aby przygotować pełnomocnictwo i utrzymywać z Państwem kontakt.
• Pełnomocnictwo, abyśmy mogli składać dokumenty w Państwa imieniu. Wzór wyślemy sami.
• Dokument potwierdzający pokrewieństwo, tylko w niektórych krajach. Powiemy, czy jest potrzebny w Państwa przypadku.
• Polisa ubezpieczeniowa, jeśli była. Nawet jeśli nie mają Państwo pewności, że polisa obejmuje transport, prosimy ją przesłać.
• Zdjęcia dokumentów wydanych już za granicą. Jeśli przesłano Państwu papiery w obcym języku, prosimy sfotografować każdą stronę. Powiemy, co to za dokumenty i czego jeszcze brakuje.

Kilka decyzji może podjąć tylko rodzina: do jakiego miasta w Ukrainie zawieźć zmarłego, kto przyjmie go w domu, jakie są życzenia co do ubioru i przygotowania zmarłego. Jeśli na coś nie ma jeszcze odpowiedzi, nic złego się nie dzieje. Zaczniemy od dokumentów, a resztę ustalimy razem.

Jeśli w pobliżu miejsca zgonu mieszkają znajomi, koledzy lub pracodawca zmarłego, prosimy podać nam ich dane kontaktowe. Mogą wiedzieć, gdzie są dokumenty i rzeczy tej osoby.

Pełną listę znajdą Państwo na stronie „Dokumenty potrzebne do sprowadzenia zmarłego z zagranicy do Ukrainy”.

Kiedy potrzebny jest podpis krewnego i jak złożyć go na odległość

Najczęściej wystarcza pełnomocnictwo. Zdarza się jednak, że miejscowe organy proszą o podpis kogoś z bliskich na wniosku. Bywa też, że konsulat chce dokumentu właśnie od krewnego. We Francji na przykład konsulat Ukrainy wydaje zaświadczenie na przewóz trumny na podstawie kilku dokumentów, wśród nich kopii paszportów wnioskodawcy i zmarłego oraz dokumentu potwierdzającego pokrewieństwo.

Jeśli są Państwo w Ukrainie

Wyślemy Państwu tekst pełnomocnictwa i powiemy, do którego notariusza się udać i w jakiej formie je podpisać, aby zostało przyjęte w kraju zgonu.

Jeśli mieszkają Państwo w innym kraju (nie w kraju zgonu)

Pełnomocnictwo podpisuje się zwykle na jeden z trzech sposobów.

1. W konsulacie lub ambasadzie Ukrainy. To najczęstszy sposób. Konsul Ukrainy za granicą poświadcza pełnomocnictwo tak samo jak notariusz w Ukrainie. Umawiają się Państwo na wizytę w najbliższym konsulacie, a tekst pełnomocnictwa wysyłamy wcześniej. Dokument od razu sporządza się po ukraińsku, więc nie trzeba go tłumaczyć ani opatrywać apostille.

2. U miejscowego notariusza, z apostille. Jeśli do konsulatu jest długa kolejka, daleko jechać albo sprawa jest pilna, można pójść do miejscowego notariusza w kraju, w którym Państwo mieszkają. Notariusz poświadczy Państwa podpis. Taki dokument będzie w języku tego kraju, dlatego odpowiedni urząd tego kraju opatruje go apostille, jeśli kraj jest stroną Konwencji haskiej o apostille. W Ukrainie dokument tłumaczy się na ukraiński, a tłumaczenie poświadcza notariusz.

3. Podpis elektroniczny: Diia.Pidpys lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Umowę z nami i niektóre wnioski do ukraińskich instytucji można podpisać online za pomocą Diia.Pidpys lub innego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zagraniczne instytucje, takie jak policja, kostnica czy sąd za granicą, nie przyjmą jednak ukraińskiego podpisu elektronicznego przy wydaniu zmarłego. Potrzebują dokumentu na papierze: z konsulatu albo od miejscowego notariusza.

Jak przekazać dokument, by nie tracić dni

Aby nie czekać na pocztę, często zaczynamy pracę od skanu lub dobrego zdjęcia podpisanego i poświadczonego pełnomocnictwa. Prosimy przesłać je przez Viber, Telegram lub WhatsApp. Oryginał wysyła się równolegle kurierem.

Który sposób będzie odpowiedni, zależy od kraju i od instytucji, która prosi o dokument. Dlatego postępujemy tak:

1. ustalamy, kto dokładnie prosi o podpis i w jakiej formie;
2. przygotowujemy tekst wniosku lub pełnomocnictwa;
3. wysyłamy Państwu wzór i prostymi słowami wyjaśniamy, co w nim jest napisane;
4. podpowiadamy, jak podpisać i przekazać dokument w Państwa przypadku.

O podpisie mówimy z wyprzedzeniem, aby nie był niespodzianką ostatniego dnia. A zanim cokolwiek Państwo podpiszą, zawsze mogą nas Państwo zapytać, co to za dokument.

Jeśli była polisa ubezpieczeniowa

Jeśli zmarły miał polisę obejmującą repatriację, transport zwykle organizuje służba assistance ubezpieczyciela. Z reguły zaczyna ona działać, gdy otrzyma świadectwo zgonu. Można do niej zadzwonić także z Ukrainy: numer jest na polisie lub na karcie. Mogą Państwo powierzyć to nam.

Jedno warto wiedzieć z wyprzedzeniem: zakład pogrzebowy trzeba uzgodnić z ubezpieczycielem. Jeśli skorzystają Państwo z usług zakładu pogrzebowego bez tego uzgodnienia, ubezpieczyciel może odmówić wypłaty świadczenia. I jeszcze jedno: polisa często pokrywa drogę tylko do granicy albo do węzła transportowego w Ukrainie, a pogrzeb w Ukrainie rodzina opłaca sama.

Więcej znajdą Państwo w artykule „Ubezpieczenie a sprowadzenie zmarłego”.

Pytania rodziny, która nie może wyjechać