Załatwiamy dokumenty do sprowadzenia zmarłego do domu
Dokumenty to najdłuższa i najbardziej zawiła część sprowadzenia zmarłego do domu: miejscowe zaświadczenia, konsulat, apostille, tłumaczenia, granica. Załatwiamy je wszystkie za Państwa. Nawet tam, gdzie kraj wymaga licencjonowanego przewoźnika, całą drogę do domu ułożymy i poprowadzimy za Państwa. W każdym kraju przewóz odbywa się zgodnie z jego prawem. Prosimy tylko o to, co może dać wyłącznie rodzina.
Trzy grupy dokumentów
Aby sprowadzić zmarłego do domu, potrzebne są dokumenty z trzech miejsc. Jeśli zabraknie choćby jednego, zmarły może utknąć w kostnicy, na lotnisku albo na granicy. Dlatego zbieramy wszystko w jeden komplet i sprawdzamy go przed wyjazdem.
Kraj, w którym doszło do zgonu
Dokument stwierdzający zgon, zezwolenie na wywóz zmarłego z kraju oraz zaświadczenia o przygotowaniu zmarłego i o trumnie. Dokumenty opatruje się apostille i tłumaczy.
Konsulat Ukrainy
Rejestracja zgonu, ukraińskie świadectwo zgonu i legalizacja zaświadczenia potrzebnego na granicy.
Granica Ukrainy
Dokumenty, których wymaga prawo ukraińskie, oraz oświadczenie dla urzędu celnego.
W zespole pracuje prawnik, który pomaga w kwestiach prawnych.
Wyliczymy cenę dla Państwa
Proszę zadzwonić lub zostawić numer.
1. Dokumenty z kraju, w którym doszło do zgonu
W każdym kraju dokumenty nazywają się inaczej i wydają je inne urzędy. Wspólna jest kolejność: najpierw zgon rejestruje się na miejscu, potem uzyskuje się zezwolenie na wywóz zmarłego. Kilka przykładów:
| Kraj | Co się załatwia |
|---|---|
| Polska | Zgon rejestruje się w urzędzie stanu cywilnego (USC) na podstawie karty zgonu, czyli lekarskiego świadectwa zgonu, w ciągu 3 dni. Zezwolenie na wywóz zmarłego wydaje państwowy powiatowy inspektor sanitarny, na wniosek rodziny. |
| Niemcy | Świadectwo zgonu (Sterbeurkunde) wydaje urząd stanu cywilnego (Standesamt). Musi mieć apostille: bez niego dokument nie jest w Ukrainie ważny. Do wywozu potrzebny jest paszport zwłok (niem. Leichenpass); urząd, który go wydaje, zależy od kraju związkowego. |
| Austria | Ambasada Ukrainy prosi o: Sterbeurkunde (świadectwo zgonu), Leichenpass (paszport zwłok), apostille, deklarację o braku obcych przedmiotów w trumnie, tłumaczenie na język ukraiński i oryginał paszportu zmarłego. |
| Czechy | Pismo przewodnie do przewozu zmarłego (průvodní list) wydaje regionalna stacja higieniczna. |
| Holandia | Dokument o zgonie wydaje gmina, a apostille wystawia miejscowy sąd. Do wywozu potrzebny jest paszport zwłok (lijkenpas); wydaje go gmina, w której doszło do zgonu. |
| Belgia | Potrzebne jest laissez-passer mortuaire (przepustka dla zmarłego). Wniosek o nie składamy my. |
| Francja | Przewóz we Francji może prowadzić wyłącznie podmiot z francuską licencją. Państwo nie muszą szukać nikogo innego, bo całą trasę koordynujemy i bierzemy za nią odpowiedzialność. Do wywozu potrzebne jest zezwolenie prefektury. |
| Dania | Do wywozu potrzebny jest paszport zwłok (ligpas). Dla krajów nieobjętych umowami międzynarodowymi ligpas legalizuje duńskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych. |
| Litwa | Na przewóz do Ukrainy wysyła się osobne zawiadomienie do litewskiej służby zdrowia publicznego. Robimy to my. |
Przepisy się zmieniają, a w niektórych krajach różnią się nawet w zależności od regionu. Wymagania sprawdzamy na nowo dla każdej sprawy.
Umowa strasburska
Część krajów europejskich jest stroną umowy o przewozie zmarłych: Umowy strasburskiej o przewozie zwłok. Na jej podstawie zmarłemu w drodze towarzyszy specjalny dokument, przepustka dla zmarłego (laissez-passer). Kraje, które są stronami umowy, nie wymagają dla zmarłego żadnych innych dokumentów. Ukraina nie przystąpiła jednak do Umowy. Dlatego dla ukraińskiej granicy samo laissez-passer nie wystarcza: potrzebne są także dokumenty wymagane przez prawo ukraińskie.
2. Konsulat Ukrainy
Zgon obywatela Ukrainy za granicą rejestruje konsul Ukrainy. Można go zarejestrować w ostatnim miejscu zamieszkania tej osoby, w miejscu zgonu, w miejscu znalezienia zmarłego albo w miejscu pochówku.
- Do konsula mogą zwrócić się bliscy, a także organy kraju, w którym doszło do zgonu, szpital lub inne osoby.
- Podstawą rejestracji jest lekarski dokument stwierdzający zgon oraz dokument o zgonie wydany przez organy tego kraju.
- Za rejestrację i pierwsze świadectwo nie pobiera się opłaty konsularnej.
- Ukraińskie świadectwo zgonu wręcza się najbliższym krewnym albo przesyła za pośrednictwem Ministerstwa Spraw Zagranicznych Ukrainy, które przekazuje je rodzinie.
- Konsul wydaje zaświadczenie dla organów opieki społecznej. Dzięki niemu rodzina może otrzymać zasiłek pogrzebowy.
- Po rejestracji dokumenty zmarłego są wysyłane do MSZ Ukrainy albo zwracane osobie, która towarzyszy zmarłemu.
- Nawet jeśli zgon nastąpił ponad rok temu, konsul go zarejestruje, z adnotacją „rejestracja po terminie” («Реєстрація з пропуском строку»).
Konsulat lub ambasada Ukrainy legalizuje też zaświadczenie, że zmarły i trumna nie zawierają przedmiotów zabronionych. Bez niego zmarły nie zostanie przepuszczony przez granicę. W niektórych krajach ambasada wystawia ponadto osobne pismo towarzyszące na przewóz trumny. W Niemczech na przykład ambasada potrzebuje paszportu zmarłego, świadectwa zgonu i paszportu zwłok (Leichenpass) z apostille i tłumaczeniem, dokumentu potwierdzającego brak obcych przedmiotów oraz zaświadczenia lekarskiego o braku choroby zakaźnej.
Jak krok po kroku załatwić sprawę w konsulacie, opisujemy w artykule „Konsulat Ukrainy, gdy ktoś umrze za granicą”. Jak otrzymać ukraińskie świadectwo, wyjaśniamy w artykule „Świadectwo zgonu za granicą”.
3. Granica Ukrainy
Na granicy funkcjonariuszowi celnemu przedstawia się:
- świadectwo zgonu albo inny dokument właściwego organu potwierdzający zgon;
- zaświadczenie, że zmarły i trumna (urna) nie zawierają przedmiotów, których przewóz przez granicę jest zabroniony. Wydaje je organ kraju zgonu, a legalizuje konsulat lub ambasada Ukrainy.
Zmarły musi leżeć w hermetycznej metalowej trumnie, którą plombuje się urzędowo. Do tych dokumentów dołącza się krótkie pisemne oświadczenie dla urzędu celnego. Sporządzamy je my.
Wszystkie te dokumenty przygotowujemy z wyprzedzeniem, aby zmarły nie został zatrzymany na granicy.
Proszę dzwonić o każdej porze
Języki: ukraiński, angielski, polski, niemiecki. Ten sam numer w komunikatorach.
Apostille i tłumaczenie
Dokumenty wydane za granicą trzeba poświadczyć do użytku w Ukrainie. Są na to dwa sposoby.
Apostille
Ukraina jest stroną Konwencji haskiej o apostille (1961). W przypadku dokumentów z innych krajów, które są jej stronami, apostille zastępuje legalizację konsularną. Wystawia je organ państwowy kraju, który wydał dokument.
Legalizacja
Jeśli kraj nie jest stroną Konwencji, a umowa międzynarodowa nie zwalnia dokumentu z poświadczenia, dokument legalizuje się przez konsulat.
Ukraina uznaje zagraniczne świadectwo zgonu, jeśli zostało zalegalizowane albo ma apostille, chyba że umowa międzynarodowa stanowi inaczej. Dokumenty w języku obcym składa się razem z poświadczonym tłumaczeniem na język ukraiński. We Francji na przykład ambasada Ukrainy może sama przetłumaczyć francuskie świadectwo zgonu, gdy sprowadzany jest zmarły albo prochy.
Czego potrzebujemy od rodziny
Dokumenty
- Paszport zmarłego, jeśli jest u Państwa. W niektórych krajach trzeba go złożyć w ambasadzie.
- Państwa paszport.
- Dokumenty potwierdzające pokrewieństwo: odpis aktu urodzenia, odpis aktu małżeństwa.
- Polisa ubezpieczeniowa, jeśli była.
Podpisy
- W niektórych krajach zezwolenia wydaje się tylko na wniosek krewnych. Wtedy potrzebny jest Państwa podpis.
- Często dokumenty możemy załatwić my w imieniu krewnych. Wtedy potrzebne jest pełnomocnictwo.
- Co dokładnie i w jakiej formie, powiemy podczas pierwszej rozmowy.
Brakuje jakiegoś dokumentu? Nic straconego. Prosimy powiedzieć nam o tym, a podpowiemy, jak go odtworzyć albo czym go zastąpić.
Pytania o dokumenty
Czy dokumenty są wliczone w cenę sprowadzenia?
Tak, dokumenty są już w cenie transportu. Dokładną kwotę dla Państwa kraju podamy podczas rozmowy.
Jak długo trwa załatwianie dokumentów?
Różnie. Zależy to od kraju, dnia tygodnia i od tego, czy trzeba wyjaśnić okoliczności zgonu. Dokumenty często zajmują więcej czasu niż sama droga. Droga zmarłego do domu, do Ukrainy, trwa od 24 godzin od chwili odebrania. Dokładny termin podamy, gdy będziemy znać kraj i okoliczności.
Czy trzeba osobiście iść do konsulatu?
Często nie. Do konsula mogą zwrócić się nie tylko bliscy, ale też inne osoby. W niektórych krajach potrzebny jest jednak Państwa podpis albo pełnomocnictwo. Powiemy o tym od razu.
Czy rejestracja zgonu w konsulacie jest płatna?
Rejestracja zgonu przez konsula i pierwsze świadectwo nie podlegają opłacie konsularnej. W wielu krajach płatne są natomiast tłumaczenia, apostille i miejscowe zezwolenia. Uwzględniamy to, gdy podajemy cenę.
Czy zagraniczne świadectwo zgonu jest w Ukrainie uznawane?
Tak, jeśli zostało zalegalizowane albo ma apostille (chyba że umowa międzynarodowa stanowi inaczej) i jest przetłumaczone na język ukraiński z poświadczeniem.
W jakim urzędzie uzyskuje się apostille?
Apostille wystawia organ państwowy kraju, który wydał dokument. W każdym kraju jest to inny urząd, na przykład w Holandii miejscowy sąd. Wiemy, do którego urzędu się zwrócić, i załatwiamy to sami.
Jak otrzymać zasiłek pogrzebowy?
Przy rejestracji zgonu konsul wydaje zaświadczenie dla organów opieki społecznej. Z nim rodzina składa w Ukrainie wniosek o zasiłek pogrzebowy. Przypomnimy o tym zaświadczeniu, żeby Państwo go nie zgubili.
Czym jest zaświadczenie o braku przedmiotów zabronionych?
To dokument potwierdzający, że zmarły i trumna nie zawierają niczego, czego przewóz przez granicę jest zabroniony. Wydaje go organ kraju zgonu, a legalizuje konsulat lub ambasada Ukrainy. Bez niego zmarły nie zostanie odprawiony na granicy.
Zgon nastąpił dawno i nie ma ukraińskich dokumentów. Co robić?
Konsul rejestruje zgon także wtedy, gdy minął ponad rok, z adnotacją „rejestracja po terminie”. Prosimy zadzwonić, a podpowiemy, od czego zacząć.
Jakie dokumenty są potrzebne dla urny z prochami?
Na granicy te same: dokument o zgonie i zaświadczenie o braku przedmiotów zabronionych z legalizacją, a do tego oświadczenie dla urzędu celnego. W kraju, w którym przeprowadzono kremację, zwykle potrzebne jest jeszcze świadectwo kremacji. O przewozie urny →
Proszę opowiedzieć, co się stało
Oleg Zdendiak i zespół. Wyjaśnimy kolejne kroki.
Wyślij zgłoszenie
Prosimy napisać, w jakim kraju doszło do zgonu, i wymienić dokumenty, które Państwo już mają. Oddzwonimy i powiemy, czego brakuje. Przez telefon rozmawiamy po ukraińsku, angielsku, polsku i niemiecku.
Dziękujemy. Oddzwonimy do Państwa. W pilnych sprawach prosimy dzwonić pod numer: +380 77 882 77 77.