Ist ein Angehöriger im Ausland gestorben und nicht im Krankenhaus, rufen Sie zuerst den örtlichen Notruf an, danach uns. Dann folgen das Konsulat, die Dokumente und die Heimreise. Unten steht die Anleitung Schritt für Schritt, auch zu den Kosten der Überführung. Fehlt Ihnen jetzt die Kraft zum Lesen, rufen Sie uns bitte an. Alles Weitere besprechen wir am Telefon mit Ihnen.
Wenn ein Mensch weit weg von zu Hause stirbt, steht die Familie mit Papieren in einer fremden Sprache allein da. Unten steht die Reihenfolge der Schritte, damit Sie den Überblick behalten. Sie ist allgemein gehalten: Jedes Land hat eigene Bezeichnungen für Dokumente und eigene Behörden. Für das jeweilige Land klären wir die Einzelheiten im Gespräch.
Ist der Tod zu Hause, auf der Straße oder bei der Arbeit eingetreten, wählen Sie die 112. Diese Nummer gilt in allen EU-Ländern. In anderen Ländern rufen Sie den örtlichen Notruf an. Ein Arzt stellt den Tod amtlich fest und händigt eine ärztliche Todesbescheinigung aus. Ohne sie lässt sich nichts weiter regeln. Ist die Person im Krankenhaus gestorben, kümmert sich das Krankenhaus darum.
Rufen Sie uns an
Warten Sie nicht, bis die Papiere geregelt sind. Rufen Sie uns sofort unter +380 77 882 77 77 an, auch nachts. Am Telefon sprechen wir Ukrainisch, Englisch, Polnisch und Deutsch. Wir sagen Ihnen, was in dem Land zu tun ist, in dem der Todesfall eingetreten ist, und nehmen Ihnen die Dokumente und den Transport ab.
Klären Sie, wo sich der Verstorbene befindet und wer zuständig ist
Ob Krankenhaus, Leichenhalle oder Polizei: Notieren Sie den Namen der Einrichtung, die Adresse, die Telefonnummer und den Namen der Person, mit der Sie gesprochen haben. Gibt es ein Aktenzeichen oder eine Vorgangsnummer, notieren Sie auch diese. Wir und das Konsulat brauchen diese Angaben.
Suchen Sie die Versicherungspolice heraus
Ob Reiseversicherung, betriebliche Versicherung oder eine andere: Falls es eine Police gab, suchen Sie sie heraus und sagen Sie uns Bescheid. Wir erklären Ihnen, wie Sie den Transport mit der Versicherung abstimmen. Warum das wichtig ist, steht weiter unten.
Informieren Sie das ukrainische Konsulat
Das Konsulat registriert den Tod eines ukrainischen Staatsbürgers und stellt die Dokumente aus, ohne die der Verstorbene die ukrainische Grenze nicht überqueren darf. Einige ukrainische Botschaften haben eine eigene Hotline für Todesfälle.
Unterschreiben Sie nichts überstürzt
Möglicherweise wird Ihnen sofort ein örtliches Bestattungsinstitut oder ein Vertrag angeboten. Nehmen Sie sich Zeit. Sprechen Sie zuerst mit uns oder mit dem Konsulat. Bewahren Sie alle Papiere und Belege auf: Sie brauchen sie für die Versicherung und für die Bestattungsbeihilfe.
Tag und Nacht erreichbar
Sprachen: Ukrainisch, Englisch, Polnisch, Deutsch. Dieselbe Nummer im Messenger.
Sie müssen mehrere Anrufe machen. Hier steht, wer wofür zuständig ist, damit Sie wissen, an wen Sie sich mit welcher Frage wenden.
Notruf und Arzt
Sie stellen den Tod fest und die erste ärztliche Bescheinigung aus. Auf dieser Grundlage wird der Todesfall in dem Land registriert.
Das ukrainische Konsulat
Es registriert den Tod und stellt die ukrainische Sterbeurkunde sowie die Bescheinigungen aus, die für die Beförderung des Verstorbenen über die Grenze nötig sind.
Die Versicherung
Deckt die Police die Überführung des Verstorbenen, muss die Versicherung zustimmen, wer sie durchführt und wie. Sagen Sie uns schon beim ersten Anruf Bescheid, dann klären wir alles gemeinsam mit ihr.
Wir erledigen alles selbst
Auch wo das Gesetz ein zugelassenes Bestattungsinstitut vorschreibt, begleiten wir Sie durch alle Etappen und bleiben die eine Stelle, an die Sie sich wenden. In jedem Land erfolgt die Überführung nach dessen Recht. Sie müssen keines suchen.
Die Familie in der Ukraine
Verabreden Sie, wer aus der Familie mit uns in Kontakt bleibt. So erhält niemand widersprüchliche Anweisungen, und nichts geht verloren. In den meisten Fällen muss niemand ins Ausland reisen: Was sich von zu Hause aus erledigen lässt.
XREQUIEM
Ein Anruf, und ab da koordinieren wir alles: die Leichenhalle, das Konsulat, die Versicherung und die Grenze. Anrufen
Was das ukrainische Konsulat tut
Für das Konsulat kommt es auf eines an: Die Person muss die ukrainische Staatsbürgerschaft gehabt haben. Dann registriert der Konsul den Tod. Sie müssen nicht persönlich hingehen. Einen Antrag können Verwandte, das Krankenhaus, die örtlichen Behörden oder andere Personen stellen, auch wir mit Ihrer Vollmacht.
Der Konsul benötigt die örtlichen Dokumente zum Todesfall: die ärztliche Bescheinigung und die Bescheinigung der Behörden des Landes. Sie werden mit einer Apostille oder einer Legalisation beglaubigt und ins Ukrainische übersetzt. Darum kümmern wir uns.
Was Sie vom Konsulat erhalten
Eine ukrainische Sterbeurkunde. Sie wird den nächsten Angehörigen ausgestellt oder über das Außenministerium der Ukraine geschickt, das sie an die Familie weitergibt.
Die Registrierung des Todesfalls und die erste Urkunde, ohne Konsulargebühr.
Eine Bescheinigung für die Stellen der sozialen Sicherung, damit die Familie in der Ukraine die Bestattungsbeihilfe erhalten kann.
Die Legalisation der Bescheinigung darüber, dass sich im Körper des Verstorbenen und im Sarg keine verbotenen Gegenstände befinden. Ohne sie darf der Verstorbene die ukrainische Grenze nicht überqueren.
In vielen Ländern ein eigenes Schreiben oder eine eigene Bescheinigung für die Beförderung des Sargs oder der Urne in die Ukraine.
Wo Sie das Konsulat finden
In manchen Ländern gibt es nur eine Botschaft, in anderen zusätzlich Generalkonsulate in verschiedenen Städten. Einige Beispiele:
Polen: die Botschaft in Warschau, Generalkonsulate in Breslau, Krakau und Lublin sowie ein Konsulat in Danzig. Die Botschaft hat eine Hotline für den Todesfall eines ukrainischen Staatsbürgers.
Deutschland: die Botschaft in Berlin, Generalkonsulate in Hamburg, Frankfurt am Main, Düsseldorf und München.
Tschechien: die Botschaft in Prag und ein Konsulat in Brünn.
Frankreich: die Botschaft in Paris; ihre Konsularabteilung hat eine rund um die Uhr erreichbare Hotline für den Todesfall eines Angehörigen.
Für andere Länder öffnen Sie die Seite des betreffenden Landes im Bereich Länder oder rufen Sie uns einfach an. Wir sagen Ihnen, an wen Sie sich in Ihrem Fall wenden.
Das Konsulat hilft bei den Dokumenten, aber den Verstorbenen befördern wir. In Österreich zum Beispiel dürfen nur zugelassene Bestattungsinstitute Verstorbene befördern, und in Frankreich braucht das Institut eine französische Zulassung. In allen diesen Fällen müssen Sie niemanden suchen, denn wir organisieren die gesamte Strecke und sind für Sie bis zur Übergabe zuständig.
Welche Dokumente Sie brauchen
Die Dokumente kommen aus drei Quellen: Einiges gibt die Familie, einiges stellt das Land aus, in dem der Todesfall eingetreten ist, und einiges das ukrainische Konsulat. Die vollständige Liste mit Erklärungen steht auf der Seite Dokumente. Kurz gesagt:
Von der Familie
der Pass des Verstorbenen: Für den Anfang genügt ein Foto; in einigen Ländern verlangt das Konsulat das Original
Ihr Pass und Ihre Kontaktdaten
ein Nachweis der Verwandtschaft (in einigen Ländern)
eine Vollmacht für uns, damit wir die Dokumente in Ihrem Namen einreichen können
die Versicherungspolice, falls es eine gab
Aus dem Land, in dem der Todesfall eingetreten ist
die örtliche Sterbeurkunde (in Polen akt zgonu, der Sterbeeintrag, in Deutschland die Sterbeurkunde, in Frankreich acte de décès)
die Genehmigung zur Ausfuhr des Verstorbenen aus dem Land oder der Leichenpass
die Bescheinigung über das Fehlen verbotener Gegenstände im Körper des Verstorbenen und im Sarg
eine Apostille und eine beglaubigte Übersetzung ins Ukrainische
Vom ukrainischen Konsulat
die Registrierung des Todesfalls und die ukrainische Sterbeurkunde
die Legalisation der Bescheinigung über das Fehlen verbotener Gegenstände
die Bescheinigung für die Bestattungsbeihilfe
Wir besorgen alle diese Papiere selbst und führen sie mit dem Verstorbenen mit. Zwei davon werden an der ukrainischen Grenze geprüft. Was genau geprüft wird, erklärt die Seite Dokumente.
Wenn es eine Versicherung gab
Eine Versicherung kann die Kosten erheblich senken. Einiges sollten Sie aber vorher wissen.
Die Überführung des Verstorbenen organisiert in der Regel der Assistance-Dienst der Versicherung (die Nummer steht in der Police). Das Verfahren beginnt, sobald eine Sterbeurkunde vorliegt.
Die Überführung muss mit der Versicherung abgestimmt werden, sonst kann sie die Kostenübernahme verweigern. Sagen Sie uns schon beim ersten Anruf Bescheid, dann klären wir alles gemeinsam.
Eine Police deckt die Strecke oft nur bis zur Grenze oder bis zu einem Verkehrsknotenpunkt in der Ukraine. Den Rest des Weges und die Bestattung bezahlt die Familie.
Die Höchstbeträge für die Überführung eines Verstorbenen unterscheiden sich zwischen den Tarifen stark. Eine günstige Police deckt womöglich nicht die ganze Strecke.
Mehr dazu im Artikel Versicherung und Überführung eines Verstorbenen. Schicken Sie uns ein Foto der Police per Viber, WhatsApp oder Telegram. Wir sehen uns die Bedingungen an und klären, falls die Police die Überführung deckt, alles selbst mit der Versicherung.
Sind die Dokumente aus dem Land des Todesfalls fertig, wird der Verstorbene für die Reise vorbereitet. Nach ukrainischem Recht wird der Verstorbene in einem hermetisch verschlossenen Metallsarg in die Ukraine eingeführt. Der Sarg wird amtlich versiegelt und darf nur in Ausnahmefällen geöffnet werden: in einer Gesundheitseinrichtung, im Beisein eines Zollbeamten und der Begleitperson.
Ein Sarg mit verlötetem Metalleinsatz: So wird der Verstorbene für die internationale Überführung vorbereitet.
Auf der Straße oder per Flugzeug
Aus Ländern, die an die Ukraine grenzen, wird der Verstorbene in der Regel auf der Straße befördert, in einem Spezialfahrzeug, bis zur Grenze und weiter in Ihre Stadt. Aus fernen Ländern kann ein Teil der Strecke per Flugzeug zurückgelegt werden. Die Fluggesellschaften befördern Verstorbene im Frachtraum des Flugzeugs. Der Flugabschnitt führt zu einem Flughafen in einem Nachbarland der Ukraine und dauert ab 2,5 Stunden. Das letzte Stück legen wir auf der Straße zurück. Direktflüge in die Ukraine versprechen wir nicht.
Die Reise des Verstorbenen in die Ukraine dauert ab 24 Stunden nach der Abholung. Die genaue Zeit hängt vom Land ab, davon, wie schnell die örtlichen Behörden die Dokumente ausstellen, und von der Art des Transports.
Einbalsamierung
Ob eine Einbalsamierung nötig ist, hängt von den Vorschriften des Landes und des Transportunternehmens ab. In Rumänien ist sie für die Beförderung über die Ortsgrenze hinaus vorgeschrieben. In Dänemark ist sie vorgeschrieben, wenn der Verstorbene per Flugzeug reist. Einige Fluggesellschaften nehmen nur einbalsamierte Verstorbene an. Tschechien schreibt die Einbalsamierung als solche nicht vor. Was in Ihrem Fall nötig ist, sagen wir Ihnen nach dem ersten Anruf.
Müssen Sie ins Ausland reisen?
In der Regel nicht: Eine Vollmacht genügt, und ab da handeln wir in Ihrem Namen. Manchmal bitten die örtlichen Behörden einen Angehörigen, einen Antrag zu unterschreiben. Dann bereiten wir die Papiere vor und sagen Ihnen, wie Sie sie unterschreiben können, ohne zu reisen, sofern das möglich ist.
Sarg auf der Ladefläche eines SpezialfahrzeugsSarg im FahrzeugAbgedeckter Sarg vor der Reise
Wenn der Verstorbene vor Ort eingeäschert wird
Manchmal entscheidet sich die Familie, den Verstorbenen dort einzuäschern, wo der Todesfall eingetreten ist, oder die Einäscherung hat bereits stattgefunden. Dann wird eine Urne mit Asche nach Hause gebracht. Dafür sind weniger Dokumente nötig als für einen Sarg, aber an der ukrainischen Grenze werden sie trotzdem verlangt, und wir besorgen sie.
Wenn ein Angehöriger die Urne selbst im Flugzeug mitnehmen will, rufen Sie uns bitte zuerst an. Wir sagen Ihnen, was Sie die Fluggesellschaft fragen sollten und wie die Urne für die Röntgenkontrolle zu verpacken ist. Zoll und Flugreise behandelt ausführlich der Artikel Zollabfertigung einer Urne mit Asche.
Ein örtliches Bestattungsinstitut beauftragen, ohne die Police zu erwähnen. Ohne Absprache mit dem Versicherer riskieren Sie, dass er die Kosten nicht übernimmt.
Ein Ticket kaufen oder einen Flug für den Verstorbenen buchen, bevor die Genehmigungen vorliegen. Die Dokumente müssen vor der Buchung mit beiden Ländern abgestimmt werden.
Sich mit einem Dokument ohne Apostille zufriedengeben. Eine ausländische Sterbeurkunde wird in der Ukraine nur beglaubigt anerkannt. Ohne Apostille ist sie in der Ukraine nicht gültig und kann die Einreise des Sargs oder der Urne aufhalten.
Einen Vertrag unterschreiben, den Sie nicht verstehen. Bitten Sie um eine Übersetzung oder schicken Sie uns ein Foto, dann erklären wir es Ihnen.
Belege und Bescheinigungen wegwerfen. Sie brauchen sie für die Versicherung und für die Bestattungsbeihilfe.
Alles allein erledigen. Ein Anruf, und Sie sind damit nicht mehr allein. Wenn Sie den Verstorbenen trotzdem selbst überführen wollen, lesen Sie zuerst, was das bedeutet.
Was die Überführung eines Verstorbenen kostet
Unsere Preise verstehen sich „ab“ und gelten für den gesamten Weg nach Hause. Eine Bestattung in der Ukraine wird gesondert berechnet. Rufen Sie uns an, dann nennen wir Ihnen den Preis sofort.
Die „ab“-Preise für die meisten Länder stehen auf der Seite Preise, die Dokumente für jedes Land auf der Seite Länder.
Die Person ist im Krankenhaus gestorben. Muss ich die 112 anrufen?
Nein. Im Krankenhaus stellt der diensthabende Arzt den Tod fest und die ärztliche Bescheinigung aus. Sie müssen nur den Namen des Krankenhauses, die Station und den Ort wissen, an den der Verstorbene gebracht wird. Nennen Sie uns diese Angaben, dann nehmen wir selbst Kontakt zum Krankenhaus auf.
Der Todesfall ist nachts oder am Wochenende eingetreten. Was können wir jetzt tun?
Rufen Sie uns an: Wir sind rund um die Uhr erreichbar. Behörden sind zu dieser Zeit möglicherweise geschlossen, aber wir können schon anfangen: herausfinden, wo sich der Verstorbene befindet und welche Dokumente in dem Land nötig sind, und einen Plan für den Morgen machen. Einige ukrainische Botschaften, zum Beispiel in Polen und Frankreich, haben eine eigene Hotline für Todesfälle.
Wer aus der Familie sollte mit Ihnen in Kontakt bleiben?
Am besten eine Person. Sie erhält unsere Nachrichten, gibt die Dokumente weiter und stimmt die Entscheidungen mit der übrigen Familie ab. So hören alle dasselbe. Ist diese Person im Ausland und der Rest der Familie in der Ukraine, ist das in Ordnung: Wir arbeiten mit allen über Messenger.
Wir wissen nicht, ob es eine Versicherung gab. Wie können wir das prüfen?
Gehen Sie die Reiseunterlagen, den Arbeitsvertrag, E-Mails und die Ordner zu Hause durch. Fragen Sie Menschen, die mit der Person gearbeitet oder zusammengelebt haben. Finden Sie etwas, das nach einer Police aussieht, fotografieren Sie es und schicken Sie es uns, dann sehen wir es uns an. Finden Sie nichts, ist das in Ordnung: Die Überführung lässt sich auch ohne Versicherung organisieren.
Können wir uns ein paar Tage Bedenkzeit nehmen, bevor wir entscheiden?
Ja. Die örtlichen Dokumente werden aber nicht sofort ausgestellt, deshalb ist es besser, die Formalitäten jetzt schon zu beginnen. Wir erklären Ihnen die Möglichkeiten und nennen Ihnen den Preis, die Entscheidung liegt bei Ihnen.
Angehörige haben bereits mit einem örtlichen Bestattungsinstitut etwas vereinbart. Können Sie trotzdem einsteigen?
Ja. Schicken Sie uns, was schon erledigt ist und was man Ihnen zugesagt hat. Wir prüfen, was für die ukrainische Grenze noch fehlt, und sagen Ihnen, wie es weitergeht. Falls es eine Versicherung gab, sagen Sie uns Bescheid: Wir prüfen, ob die Versicherung dieses Bestattungsinstitut genehmigt hat.
Ein Teil der Dokumente wurde schon ausgestellt. Was machen wir damit?
Bewahren Sie die Originale auf und geben Sie sie nur weiter, wenn es unbedingt nötig ist. Fotografieren Sie jede Seite und schicken Sie uns die Fotos per Viber, WhatsApp oder Telegram. Wir sagen Ihnen, was schon vorliegt, was noch fehlt und ob eine Apostille und eine Übersetzung nötig sind.
Ich spreche die Landessprache nicht. Wie spreche ich mit dem Krankenhaus oder der Leichenhalle?
Das müssen Sie nicht. Nennen Sie uns den Namen der Einrichtung und die Telefonnummer, ab da sprechen wir selbst mit ihr. Wenn man Ihnen etwas geschickt hat oder Sie etwas unterschreiben sollen, fotografieren Sie es und leiten Sie es an uns weiter. Wir erklären Ihnen auf Deutsch oder Ukrainisch, um welches Dokument es sich handelt.
Wir möchten die Person dort bestatten, wo sie gestorben ist. Wird das Konsulat trotzdem gebraucht?
Ja, es lohnt sich, das Konsulat zu kontaktieren. Der Konsul registriert den Tod eines ukrainischen Staatsbürgers und stellt eine ukrainische Sterbeurkunde und die Bescheinigung für die Bestattungsbeihilfe aus. Ohne ukrainische Registrierung wird es für die Familie schwieriger, die Papiere zu Hause zu erledigen.
Können wir uns vor der Reise von der Person verabschieden?
Sagen Sie uns das beim ersten Anruf. Ob und wo das möglich ist, hängt vom Land und von der Einrichtung ab, in der sich der Verstorbene befindet. Für die Einreise in die Ukraine wird der Sarg amtlich versiegelt und danach nur noch in Ausnahmefällen geöffnet.
Hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre Telefonnummer. Wir rufen Sie zurück und erklären Ihnen, was in dem Land zu tun ist, in dem der Todesfall eingetreten ist.
Vielen Dank. Wir rufen Sie zurück. In dringenden Fällen erreichen Sie uns unter: +380 77 882 77 77.
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