Erledigung der Dokumente für die Überführung eines Verstorbenen in die Ukraine
Die Dokumente sind der längste und unübersichtlichste Teil der Überführung: örtliche Bescheinigungen, das Konsulat, die Apostille, Übersetzungen, die Grenze. Wir erledigen das alles für Sie. Schreibt ein Land ein zugelassenes Bestattungsinstitut vor, bleibt der Weg für Sie trotzdem in einer Hand, denn wir führen Sie vom ersten Anruf bis zur Ankunft. In jedem Land erfolgt die Überführung nach dessen Recht. Von Ihnen brauchen wir nur das, was allein die Familie geben kann. Am Telefon sprechen wir Ukrainisch, Englisch, Polnisch und Deutsch.
Drei Gruppen von Dokumenten
Für die Überführung nach Hause brauchen Sie Dokumente von drei Stellen. Fehlt auch nur eines, kann der Verstorbene aufgehalten werden: in der Leichenhalle, am Flughafen oder an der Grenze. Deshalb stellen wir alles zu einem Paket zusammen und prüfen es vor der Abfahrt.
Das Land, in dem der Todesfall eingetreten ist
Das Dokument über den Todesfall, die Genehmigung zur Ausfuhr des Verstorbenen sowie Bescheinigungen über die Vorbereitung des Verstorbenen und über den Sarg. Die Dokumente werden mit einer Apostille beglaubigt und übersetzt.
Das ukrainische Konsulat
Die Registrierung des Todesfalls, eine ukrainische Sterbeurkunde und die Legalisation der Bescheinigung, die für die Grenze nötig ist.
Die ukrainische Grenze
Die Dokumente, die das ukrainische Recht verlangt, und eine Erklärung für den Zoll.
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1. Dokumente aus dem Land, in dem der Todesfall eingetreten ist
Jedes Land hat eigene Bezeichnungen für Dokumente und eigene Behörden. Gemeinsam ist die Reihenfolge: Zuerst wird der Todesfall vor Ort registriert, dann wird die Genehmigung zur Ausfuhr des Verstorbenen eingeholt. Einige Beispiele:
| Land | Was erledigt wird |
|---|---|
| Polen | Der Todesfall wird beim Standesamt (Urząd Stanu Cywilnego) auf der Grundlage der karta zgonu, der ärztlichen Todesbescheinigung, innerhalb von 3 Tagen registriert. Die Genehmigung zur Ausfuhr erteilt der staatliche Sanitätsinspektor des Kreises auf Antrag der Angehörigen. |
| Deutschland | Die Sterbeurkunde stellt das Standesamt aus. Sie muss eine Apostille tragen: Ohne Apostille ist das Dokument für die Ukraine nicht gültig. Für die Ausfuhr wird ein Leichenpass benötigt; welche Behörde ihn ausstellt, hängt vom Bundesland ab. |
| Österreich | Für die Ukraine verlangt die ukrainische Botschaft die Sterbeurkunde, den Leichenpass, eine Apostille, eine Erklärung, dass sich keine fremden Gegenstände im Sarg befinden, eine Übersetzung ins Ukrainische und den Originalpass des Verstorbenen. |
| Tschechien | Das Begleitschreiben für den Verstorbenen (průvodní list) stellt die regionale Hygienestation aus. |
| Niederlande | Das Dokument über den Tod stellt die Gemeinde aus, die Apostille bringt das örtliche Gericht an. Für die Ausfuhr wird ein Leichenpass (lijkenpas) benötigt; ihn stellt die Gemeinde aus, in der der Todesfall eingetreten ist. |
| Belgien | Benötigt wird ein laissez-passer mortuaire. Den Antrag dafür stellen wir. |
| Frankreich | In Frankreich darf die Überführung nur ein zugelassenes Bestattungsinstitut durchführen. Für Sie bleibt es dabei, dass wir den gesamten Ablauf organisieren und für jeden Abschnitt einstehen. Für die Ausfuhr ist eine Genehmigung der Präfektur nötig. |
| Dänemark | Für die Ausfuhr wird ein Leichenpass (ligpas) benötigt. Für Länder, die nicht unter internationale Abkommen fallen, wird er vom dänischen Außenministerium legalisiert. |
| Litauen | Für die Überführung in die Ukraine wird dem litauischen Gesundheitsdienst eine gesonderte Meldung geschickt. Das erledigen wir. |
Die Regeln ändern sich, und in einigen Ländern unterscheiden sie sich sogar von Region zu Region. Wir prüfen die Anforderungen für Ihren Fall jeweils neu.
Das Straßburger Übereinkommen
Einige Staaten Europas sind Vertragsparteien eines Übereinkommens über die Beförderung Verstorbener, des Straßburger Übereinkommens über die Leichenbeförderung. Danach begleitet den Verstorbenen ein besonderes Dokument: das laissez-passer, der Leichenpass. Weitere Dokumente für den Verstorbenen verlangen die Vertragsstaaten nicht. Die Ukraine ist dem Übereinkommen aber nicht beigetreten. Deshalb genügt das laissez-passer allein für die ukrainische Grenze nicht: Es werden zusätzlich die Dokumente benötigt, die das ukrainische Recht verlangt.
2. Das ukrainische Konsulat
Den Tod eines ukrainischen Staatsangehörigen im Ausland registriert der ukrainische Konsul. Die Registrierung ist möglich am letzten Wohnort der Person, am Sterbeort, am Fundort des Verstorbenen oder am Ort der Bestattung.
- Den Antrag können Angehörige stellen, ebenso die Behörden des Landes, in dem der Todesfall eingetreten ist, das Krankenhaus oder andere Personen.
- Grundlage der Registrierung sind die ärztliche Todesbescheinigung und die Sterbeurkunde der örtlichen Behörden.
- Für die Registrierung und die erste Urkunde wird keine Konsulargebühr erhoben.
- Die ukrainische Sterbeurkunde wird nahen Angehörigen übergeben oder über das Außenministerium der Ukraine an die Familie weitergeleitet.
- Der Konsul stellt eine Bescheinigung für die Sozialbehörden aus. Damit kann die Familie die Bestattungsbeihilfe erhalten.
- Nach der Registrierung werden die Dokumente des Verstorbenen an das Außenministerium geschickt oder der Begleitperson des Verstorbenen zurückgegeben.
- Auch wenn der Todesfall mehr als ein Jahr zurückliegt, registriert der Konsul ihn: mit dem Vermerk „verspätete Registrierung“ (ukrainisch «Реєстрація з пропуском строку»).
Das ukrainische Konsulat oder die ukrainische Botschaft legalisiert außerdem die Bescheinigung über das Fehlen verbotener Gegenstände im Körper des Verstorbenen und im Sarg. Ohne sie darf der Verstorbene die Grenze nicht passieren. In einigen Ländern stellt die Botschaft ein gesondertes Begleitschreiben für die Beförderung des Sargs aus. In Deutschland braucht die Botschaft dafür zum Beispiel den Reisepass des Verstorbenen, die Sterbeurkunde und den Leichenpass mit Apostille und Übersetzung, ein Dokument darüber, dass sich keine fremden Gegenstände im Sarg befinden, und eine Bescheinigung über das Fehlen ansteckender Krankheiten.
Wie Sie beim Konsulat Schritt für Schritt vorgehen, lesen Sie in unserem Artikel über das ukrainische Konsulat bei einem Todesfall im Ausland. Wie Sie die ukrainische Sterbeurkunde erhalten, lesen Sie in unserem Artikel über die Sterbeurkunde bei einem Todesfall im Ausland.
3. Die ukrainische Grenze
An der Grenze werden dem Zollbeamten vorgelegt:
- die Sterbeurkunde oder ein anderes Dokument einer zuständigen Behörde, das den Tod bestätigt;
- eine Bescheinigung darüber, dass sich im Körper des Verstorbenen und im Sarg (in der Urne) keine Gegenstände befinden, deren Verbringung über die Grenze verboten ist. Sie wird von einer Behörde des Landes ausgestellt, in dem der Todesfall eingetreten ist, und vom ukrainischen Konsulat oder der ukrainischen Botschaft legalisiert.
Der Verstorbene muss in einem hermetischen Metallsarg liegen, der unter amtliches Siegel gestellt wird. Zu diesen Dokumenten kommt eine kurze schriftliche Erklärung für den Zoll. Diese verfassen wir.
Alle diese Dokumente bereiten wir rechtzeitig vor, damit der Verstorbene an der Grenze nicht aufgehalten wird.
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Apostille und Übersetzung
Im Ausland ausgestellte Dokumente müssen für die Verwendung in der Ukraine beglaubigt werden. Dafür gibt es zwei Wege.
Apostille
Die Ukraine ist Vertragsstaat des Haager Apostille-Übereinkommens von 1961. Bei Dokumenten aus anderen Vertragsstaaten ersetzt die Apostille die konsularische Legalisation. Sie wird von einer staatlichen Behörde des Landes angebracht, das das Dokument ausgestellt hat.
Legalisation
Ist das Land nicht Vertragsstaat des Übereinkommens und befreit auch kein internationaler Vertrag das Dokument von der Beglaubigung, wird es über das Konsulat legalisiert.
Die Ukraine erkennt eine ausländische Sterbeurkunde an, wenn sie legalisiert ist oder eine Apostille trägt, sofern ein internationaler Vertrag nichts anderes vorsieht. Dokumente in einer Fremdsprache werden zusammen mit einer beglaubigten Übersetzung ins Ukrainische vorgelegt. In Frankreich kann die ukrainische Botschaft die französische Sterbeurkunde zum Beispiel selbst übersetzen, wenn ein Verstorbener oder Asche in die Ukraine überführt wird.
Was wir von der Familie brauchen
Dokumente
- Den Reisepass des Verstorbenen, falls Sie ihn haben. In einigen Ländern muss er bei der Botschaft abgegeben werden.
- Ihren Pass.
- Dokumente, die Ihre Verwandtschaft mit dem Verstorbenen belegen: eine Geburtsurkunde, eine Heiratsurkunde.
- Die Versicherungspolice, falls es eine gab.
Unterschriften
- In einigen Ländern werden Genehmigungen nur auf Antrag der Angehörigen erteilt. Dann brauchen wir Ihre Unterschrift.
- Oft können wir die Dokumente im Namen der Angehörigen erledigen. Dann wird eine Vollmacht benötigt.
- Was genau wir brauchen und in welcher Form, sagen wir Ihnen im ersten Gespräch.
Fehlt ein Dokument, lassen Sie sich davon nicht aufhalten. Sagen Sie es uns. Wir erklären Ihnen, wie Sie es wiederbeschaffen können oder was stattdessen genügt.
Fragen zu den Dokumenten
Sind die Dokumente im Preis der Überführung enthalten?
Ja, die Dokumente sind bereits im Preis der Überführung enthalten. Den genauen Betrag für Ihr Land nennen wir Ihnen im Gespräch.
Wie lange dauert die Erledigung der Dokumente?
Das ist unterschiedlich. Es hängt vom Land ab, vom Wochentag und davon, ob die Umstände des Todes untersucht werden müssen. Die Dokumente brauchen oft länger als die Reise selbst. Die Reise des Verstorbenen in die Ukraine dauert ab 24 Stunden nach der Abholung. Die genaue Dauer nennen wir Ihnen, sobald wir das Land und die Umstände kennen.
Muss ich selbst zum Konsulat gehen?
Oft nicht. An den Konsul können sich nicht nur Angehörige wenden, sondern auch andere Personen. In einigen Ländern werden aber Ihre Unterschrift oder eine Vollmacht benötigt. Das sagen wir Ihnen gleich.
Kostet die Registrierung des Todesfalls beim Konsulat etwas?
Für die Registrierung des Todesfalls durch den Konsul und für die erste Urkunde wird keine Konsulargebühr erhoben. Übersetzungen, die Apostille und örtliche Genehmigungen sind in vielen Ländern kostenpflichtig. Das berücksichtigen wir, wenn wir Ihnen den Preis nennen.
Wird eine ausländische Sterbeurkunde in der Ukraine anerkannt?
Ja, wenn sie legalisiert ist oder eine Apostille trägt (sofern ein internationaler Vertrag nichts anderes vorsieht) und zusammen mit einer beglaubigten Übersetzung ins Ukrainische vorgelegt wird.
Wo wird die Apostille angebracht?
Die Apostille bringt eine staatliche Behörde des Landes an, das das Dokument ausgestellt hat. Jedes Land hat dafür eine eigene Stelle: in den Niederlanden zum Beispiel das örtliche Gericht. Wir wissen, an welche Stelle wir uns wenden müssen, und kümmern uns selbst darum.
Wie erhalten wir die Bestattungsbeihilfe?
Bei der Registrierung des Todesfalls stellt der Konsul eine Bescheinigung für die Sozialbehörden aus. Damit beantragt die Familie die Bestattungsbeihilfe in der Ukraine. Wir erinnern Sie an diese Bescheinigung, damit Sie sie nicht verlieren.
Was ist die Bescheinigung über das Fehlen verbotener Gegenstände?
Ein Dokument, das bestätigt, dass sich im Körper des Verstorbenen und im Sarg nichts befindet, was nicht über die Grenze gebracht werden darf. Es wird von einer Behörde des Landes ausgestellt, in dem der Todesfall eingetreten ist, und vom ukrainischen Konsulat oder der ukrainischen Botschaft legalisiert. Ohne diese Bescheinigung wird der Verstorbene an der Grenze nicht abgefertigt.
Der Todesfall liegt lange zurück, und es gibt dazu keine ukrainischen Dokumente. Was sollen wir tun?
Der Konsul registriert den Todesfall auch dann, wenn mehr als ein Jahr vergangen ist, mit dem Vermerk „verspätete Registrierung“. Rufen Sie uns an, dann sagen wir Ihnen, womit Sie anfangen.
Welche Dokumente werden für eine Urne mit Asche benötigt?
Für die Grenze dieselben: das Dokument über den Tod und die Bescheinigung über das Fehlen verbotener Gegenstände mit Legalisation, dazu die Erklärung für den Zoll. Im Land der Einäscherung wird meist zusätzlich eine Einäscherungsbescheinigung benötigt. Zur Überführung einer Urne mit Asche →
Erzählen Sie, was passiert ist
Oleg Zdendiak und das Team. Wir erklären die nächsten Schritte.
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Nennen Sie uns das Land und listen Sie die Dokumente auf, die Sie bereits haben. Wir rufen Sie zurück und sagen Ihnen, was noch fehlt.
Vielen Dank. Wir rufen Sie zurück. In dringenden Fällen erreichen Sie uns unter: +380 77 882 77 77.