Świadectwo zgonu za granicą

Świadectwo zgonu to pierwszy dokument, od którego zależy wszystko inne: konsulat, granica, pogrzeb, spadek i zasiłek pogrzebowy. Wyjaśniamy, kto wydaje je w kraju, w którym doszło do zgonu, po co potrzebne są apostille i tłumaczenie oraz jak Ukraina uznaje zagraniczny dokument.

W skrócie

Najpierw zgon rejestruje się w kraju, w którym do niego doszło. Miejscowy urząd wydaje świadectwo zgonu albo odpis z aktu zgonu.
Aby dokument był ważny w Ukrainie, opatruje się go apostille. Jeśli kraj nie jest stroną Konwencji haskiej o apostille, potrzebna jest legalizacja konsularna.
Następnie wykonuje się poświadczone tłumaczenie na język ukraiński.
Konsul Ukrainy może zarejestrować zgon i wydać ukraińskie świadectwo zgonu. Rejestracja i pierwsze świadectwo są wolne od opłaty konsularnej.
Aby przekroczyć granicę Ukrainy, potrzebne jest świadectwo zgonu albo inny dokument o zgonie, wydany przez właściwy organ. Bez takiego dokumentu do Ukrainy nie zostanie wpuszczony ani zmarły, ani urna.

Dwa dokumenty: lekarski i z rejestru

Rodziny często mylą dwa różne dokumenty. Oba bywają nazywane „świadectwem zgonu”, ale pełnią różne role.

Lekarskie świadectwo zgonu

Wystawia je lekarz po oględzinach zmarłego. W Polsce jest to karta zgonu. W Czechach i na Słowacji to formularz z oględzin zmarłego (czes. list o prohlídce zemřelého, słow. list o prehliadke mŕtveho). W Rumunii jest to certificatul medical constatator al decesului, a w Austrii Todesbescheinigung. To dokument medyczny. Na jego podstawie rejestruje się zgon.

Świadectwo zgonu z rejestru

Wydaje je urząd, który rejestruje akty stanu cywilnego. To miejscowy odpowiednik ukraińskiego urzędu stanu cywilnego (DRACS). Właśnie ten dokument jest potrzebny konsulatowi, na granicy i ukraińskim urzędom. To on jest opatrywany apostille i tłumaczony.

Konsul Ukrainy rejestruje zgon na podstawie obu dokumentów: lekarskiego dokumentu o zgonie oraz zaświadczenia o zgonie wydanego przez organy kraju. Dlatego zbieramy oba.

Kto wydaje świadectwo w różnych krajach

Nazwy dokumentów i terminy są różne. Kilka przykładów:

Kraj	Dokument	Kto wydaje
Polska	Akt zgonu, odpis skrócony	Urząd Stanu Cywilnego (USC). Zgon rejestruje się w ciągu 3 dni, akt sporządza się tego samego dnia, a odpis wydaje się bezpłatnie
Czechy	Úmrtní list	Matriční úřad (urząd stanu cywilnego); świadectwo wydaje się w ciągu 30 dni
Słowacja	Úmrtný list	Matrika (urząd stanu cywilnego) w miejscu zgonu
Rumunia	Certificat de deces	S.P.C.L.E.P. lub urząd gminy (primăria) w miejscu zgonu; zgon rejestruje się w ciągu 3 dni
Austria	Sterbeurkunde	Standesamt (urząd stanu cywilnego); zgon należy zgłosić najpóźniej następnego dnia roboczego
Niemcy	Sterbeurkunde, Auszug aus dem Sterbeeintrag lub Bescheinigung über die Zurückstellung	Standesamt w miejscu zgonu
Holandia	Overlijdensakte lub odpis z niej	Gmina
Francja	Acte de décès	Urząd gminy (mairie); placówka, w której zmarła osoba, musi zgłosić zgon w ciągu 24 godzin
Włochy	Estratto di morte	Ufficio di Stato civile gminy (comune)
Hiszpania	Certificado de defunción	Registro Civil
Wielka Brytania	Poświadczona kopia świadectwa zgonu (death certificate)	Urząd rejestracji zgonów (registrar); jeśli toczy się dochodzenie, tymczasowe zaświadczenie koronera
Irlandia	Świadectwo zgonu (death certificate)	Urząd rejestracji zgonów (registrar), Civil Registration Service
Chorwacja	Izvadak iz matice umrlih / smrtni list	Matični ured (urząd stanu cywilnego)
Bułgaria	Odpis z aktu zgonu	Miejscowy organ stanu cywilnego

Pułapka: „tymczasowy” dokument w Niemczech

Jeśli w Niemczech rejestracja zgonu zostaje odroczona, wydaje się zamiast niej Bescheinigung über die Zurückstellung eines Sterbefalls (zaświadczenie o odroczeniu rejestracji zgonu). Wystarcza ono do pochowania w Ukrainie, ale nie do spraw spadkowych. Do nich pełne świadectwo trzeba zamówić osobno. Od razu mówimy rodzinie, jaki dokument otrzyma i do czego może go użyć.

Wyliczymy cenę dla Państwa

Proszę zadzwonić lub zostawić numer.

Zadzwoń · 24/7 +380 77 882 77 77

Viber WhatsApp Telegram

Wyślij zgłoszenie

Apostille czy legalizacja

Dokument wydany w innym państwie sam w sobie nie ma w Ukrainie mocy. Trzeba go uwierzytelnić. Są dwie drogi.

Apostille

Ukraina przystąpiła do Konwencji haskiej o apostille. W krajach, które są stronami konwencji, apostille zastępuje legalizację konsularną. To specjalna pieczęć, którą na dokumencie umieszcza organ państwa, które go wydało.

Kto umieszcza apostille, zależy od kraju. W Niemczech jest to Bezirksregierung lub Regierungspräsidium. W Holandii apostille wydaje miejscowy sąd (Rechtbank). Bez apostille dokument o rejestracji zgonu jest nieważny dla Ukrainy, a ani trumna, ani urna nie zostaną wpuszczone.

Legalizacja konsularna

Jeśli kraj nie jest stroną Konwencji haskiej, dokument przechodzi legalizację konsularną. To dłuższa droga przez kilka urzędów. Dla takich krajów terminy podajemy osobno.

Kiedy nie trzeba żadnego poświadczenia

Przepisy ukraińskie przewidują wyjątek, jeśli inaczej stanowi umowa międzynarodowa. Niektóre umowy zwalniają dokumenty z konieczności uwierzytelniania. Czy taki wyjątek ma zastosowanie w Państwa sprawie, sprawdzamy dla konkretnego kraju.

Osobną sprawą jest zaświadczenie o braku przedmiotów zabronionych, wymagane na granicy. Prawo wymaga, aby zalegalizował je konsulat Ukrainy. Uzgadniamy to z konsulatem w kraju, w którym doszło do zgonu.

Tłumaczenie na język ukraiński

Konsul przyjmuje zagraniczne dokumenty wraz z tłumaczeniem na język ukraiński, a tłumaczenie również musi być poświadczone. Tak samo jest w Ukrainie: dokumenty w języku obcym składa się w urzędach stanu cywilnego razem z poświadczonym tłumaczeniem.

Tłumaczyć trzeba nie tylko świadectwo. W Niemczech ambasada Ukrainy wymaga tłumaczenia także paszportu zwłok (niem. Leichenpass), czyli dokumentu na przewóz zmarłego. W Austrii tłumaczenie na ukraiński figuruje na liście dokumentów ambasady Ukrainy. We Francji ambasada Ukrainy może sama przetłumaczyć francuskie świadectwo zgonu, jeśli zmarłego lub prochy przewozi się do Ukrainy.

Nasza rada: proszę nie zamawiać tłumaczenia na ślepo. Najpierw trzeba ustalić, jakie dokumenty i w jakiej formie przyjmie konsulat, żeby nie płacić dwa razy. Przygotowujemy tłumaczenia zgodnie z wymaganiami konkretnej instytucji. O tym, jak prowadzimy wszystkie dokumenty, można przeczytać na stronie „Załatwienie dokumentów do sprowadzenia zmarłego”.

Proszę dzwonić o każdej porze

Języki: ukraiński, angielski, polski, niemiecki. Ten sam numer w komunikatorach.

Zadzwoń · 24/7 +380 77 882 77 77

Viber WhatsApp Telegram

Wyślij zgłoszenie

Ukraińskie świadectwo od konsula

Na podstawie miejscowych dokumentów konsul Ukrainy może zarejestrować zgon i wydać ukraińskie świadectwo zgonu, a razem z nim zaświadczenie potrzebne do zasiłku pogrzebowego. Jak to działa, ile kosztuje i gdzie jest najbliższy konsulat, wyjaśnia artykuł „Konsulat Ukrainy, gdy ktoś umrze za granicą”.

Jak zagraniczne świadectwo jest uznawane w Ukrainie

Zagraniczne świadectwo zgonu jest w Ukrainie uznawane, jeśli zostało zalegalizowane albo, gdy kraj jest stroną Konwencji haskiej, opatrzone apostille. Wyjątkiem są sytuacje, w których umowa międzynarodowa stanowi inaczej.

Co to oznacza w praktyce:

Na granicy. Świadectwo zgonu jest pierwszym dokumentem okazywanym funkcjonariuszowi celnemu, razem z zaświadczeniem o braku przedmiotów zabronionych.
Na pogrzeb w Ukrainie. Potrzebny będzie dokument o zgonie. Najwygodniej mieć albo ukraińskie świadectwo od konsula, albo zagraniczne, z apostille i tłumaczeniem.
Do spraw spadkowych i w bankach. Dokument musi być pełny, nie tymczasowy, z apostille i poświadczonym tłumaczeniem.

Czy zgon trzeba rejestrować w Ukrainie po raz drugi, prosimy potwierdzić w urzędzie stanu cywilnego. Doradzimy, co będzie prostsze w Państwa sprawach.

Pytania o świadectwo zgonu

Kto może uzyskać świadectwo zgonu za granicą?

To zależy od kraju. Miejscowe przepisy sprawdzamy sami. Do konsula Ukrainy w sprawie rejestracji zgonu mogą zwrócić się krewni, szpital, organy kraju pobytu i inne osoby.

Jak długo trzeba czekać na świadectwo?

Bywa różnie. W Polsce akt zgonu sporządza się tego samego dnia, w którym zgon jest rejestrowany. W Czechach świadectwo wydaje się w ciągu 30 dni. Jak długo trwa rejestracja w konsulacie, zależy od tego, jak szybko będą gotowe miejscowe dokumenty. Prowadzimy sprawę po stronie miejscowej i po stronie ukraińskiej równolegle.

Po co apostille, skoro świadectwo ma już pieczęć?

Pieczęć potwierdza dokument tylko w kraju, w którym go wydano. Apostille sprawia, że jest on ważny w Ukrainie. Bez apostille (lub legalizacji) konsul dokumentu nie przyjmie, a w Ukrainie nie zostanie on uznany.

Czy świadectwo można przetłumaczyć w Ukrainie?

Można, jeśli tłumaczenie jest poświadczone tak, jak wymaga instytucja. Ale konsulat za granicą często prosi o tłumaczenie jeszcze przed rejestracją zgonu. Dlatego tłumaczenie zwykle wykonuje się za granicą, a nie w Ukrainie.

Czy świadectwo zgonu jest potrzebne, żeby przewieźć urnę z prochami?

Tak. Dla urny obowiązują te same zasady co dla trumny: świadectwo zgonu oraz zaświadczenie o braku przedmiotów zabronionych, zalegalizowane przez konsulat Ukrainy. Przewóz urny kosztuje od 100 €, w zależności od kraju.

Mamy tylko lekarskie świadectwo zgonu. Czy to wystarczy?

Zwykle nie. Aby wywieźć zmarłego z większości krajów, sam dokument lekarski nie wystarcza. Potrzebne jest świadectwo z rejestru. W Belgii na przykład nie wydaje się zezwolenia na wywóz zmarłego bez acte de décès, a w Hiszpanii świadectwo wydaje Registro Civil. Dokument lekarski jest podstawą rejestracji. Resztą zajmiemy się my.

Ile kosztuje uzyskanie świadectwa?

W Polsce odpis skrócony aktu zgonu wydaje się bezpłatnie, a rejestracja zgonu przez konsula Ukrainy również nie wiąże się z opłatą. Apostille i tłumaczenie są płatne. Gdy sprowadzamy zmarłego do domu, zajmujemy się jednym i drugim, a koszt jest już wliczony w cenę przewozu. Z góry powiemy, co dokładnie obejmuje Państwa kwota.

Dokument zaginął. Co robić?

Proszę powiedzieć nam, gdzie zarejestrowano zgon, a podpowiemy, gdzie zwrócić się o duplikat.

Proszę opowiedzieć, co się stało

Oleg Zdendiak i zespół. Wyjaśnimy kolejne kroki.

Zadzwoń · 24/7 +380 77 882 77 77

Viber WhatsApp Telegram

Załatwimy dokumenty i sprowadzimy zmarłego do domu

Proszę zostawić numer. Oddzwonimy, ustalimy, jakie dokumenty już Państwo mają, i powiemy, czego brakuje. Przez telefon rozmawiamy po ukraińsku, angielsku, polsku i niemiecku.

Imię

Telefon (Viber, WhatsApp, Telegram)

Skąd opcjonalnie

Komentarz opcjonalnie

Proszę wypełnić formularz, a oddzwonimy z dokładną ceną w ciągu 5 minut.