Sterbeurkunde im Ausland

Die Sterbeurkunde ist das erste Dokument, von dem alles Weitere abhängt: das Konsulat, die Grenze, die Bestattung, das Erbe und die Bestattungsbeihilfe. Wir erklären, wer sie im Land des Todesfalls ausstellt, wozu eine Apostille und eine Übersetzung nötig sind und wie die Ukraine ein ausländisches Dokument anerkennt. Unsere Mitarbeiter beantworten Anrufe auf Ukrainisch, Englisch, Polnisch und Deutsch.

Kurz gesagt

Zuerst wird der Todesfall in dem Land registriert, in dem er eingetreten ist. Eine örtliche Behörde stellt eine Sterbeurkunde oder einen Auszug aus dem Sterbeeintrag aus.
Damit das Dokument in der Ukraine gilt, wird eine Apostille angebracht. Gehört das Land nicht zum Haager Apostille-Übereinkommen, ist stattdessen eine konsularische Legalisation nötig.
Danach folgt eine beglaubigte Übersetzung ins Ukrainische.
Ein Konsul der Ukraine kann den Todesfall registrieren und eine ukrainische Sterbeurkunde ausstellen. Für die Registrierung und die erste Urkunde fällt keine Konsulargebühr an.
Für den Grenzübertritt in die Ukraine brauchen Sie die Sterbeurkunde oder ein anderes Dokument einer zuständigen Behörde, das den Todesfall bestätigt. Ohne ein solches Dokument werden der Sarg oder die Urne nicht in die Ukraine gelassen.

Zwei Dokumente: das ärztliche und das des Standesamts

Familien verwechseln oft zwei verschiedene Papiere. Im Alltag nennt man oft beide „Sterbeurkunde“, es sind aber verschiedene Dokumente mit verschiedenen Aufgaben.

Die ärztliche Todesbescheinigung

Ein Arzt stellt sie nach der Untersuchung der verstorbenen Person aus. In Polen ist es die karta zgonu. In Tschechien und in der Slowakei ist es das Formular über die Leichenschau (list o prohlídce zemřelého auf Tschechisch, list o prehliadke mŕtveho auf Slowakisch). In Rumänien ist es das certificatul medical constatator al decesului und in Österreich die Todesbescheinigung. Es ist ein medizinisches Dokument, auf dessen Grundlage der Todesfall registriert wird.

Die Sterbeurkunde aus dem Register

Sie wird von der Stelle ausgestellt, die Personenstandsfälle beurkundet. In der Ukraine ist das das Standesamt (ukrainisch DRAZS), im Ausland das entsprechende örtliche Amt. Genau dieses Dokument verlangen das Konsulat, die Grenze und die ukrainischen Behörden. Es erhält die Apostille und wird übersetzt.

Ein Konsul der Ukraine registriert den Todesfall auf der Grundlage von beiden: dem ärztlichen Dokument, das den Tod bestätigt, und einer Bescheinigung über den Todesfall von den Behörden des Landes. Deshalb besorgen wir beide.

Wer die Urkunde in welchem Land ausstellt

Die Namen der Dokumente und die Fristen sind von Land zu Land verschieden. Einige Beispiele:

Land	Dokument	Ausgestellt von
Polen	Akt zgonu (Sterbeeintrag), Kurzauszug	Urząd Stanu Cywilnego (USC). Der Todesfall wird innerhalb von 3 Tagen angezeigt, der Eintrag wird am selben Tag erstellt und der Auszug ist kostenlos
Tschechien	Úmrtní list	Matriční úřad (Standesamt); die Urkunde wird innerhalb von 30 Tagen ausgestellt
Slowakei	Úmrtný list	Matrika (Personenstandsregister) am Sterbeort
Rumänien	Certificat de deces	S.P.C.L.E.P. oder das Rathaus (primăria) am Sterbeort; der Todesfall wird innerhalb von 3 Tagen angezeigt
Österreich	Sterbeurkunde	Standesamt; der Todesfall muss spätestens am nächsten Werktag gemeldet werden
Deutschland	Sterbeurkunde, Auszug aus dem Sterbeeintrag oder Bescheinigung über die Zurückstellung	Standesamt am Sterbeort
Niederlande	Overlijdensakte oder ein Auszug daraus	Die Gemeinde
Frankreich	Acte de décès	Das Rathaus (mairie); die Einrichtung, in der die Person gestorben ist, muss den Todesfall innerhalb von 24 Stunden melden
Italien	Estratto di morte	Ufficio di Stato civile der Gemeinde (comune)
Spanien	Certificado de defunción	Registro Civil
Das Vereinigte Königreich	Eine beglaubigte Kopie der Sterbeurkunde	Der Standesbeamte (registrar); läuft eine Untersuchung, eine vorläufige Bescheinigung des coroner
Irland	Sterbeurkunde	Der registrar, Civil Registration Service
Kroatien	Izvadak iz matice umrlih / smrtni list	Matični ured (Standesamt)
Bulgarien	Ein Auszug aus dem Sterberegister	Die örtliche Behörde für Personenstandsregister

Eine Falle: das „vorläufige“ Dokument in Deutschland

Wird in Deutschland die Beurkundung eines Todesfalls zurückgestellt, wird stattdessen eine Bescheinigung über die Zurückstellung eines Sterbefalls ausgestellt. Sie reicht für eine Bestattung in der Ukraine, aber nicht für Erbangelegenheiten. Dafür muss die vollständige Urkunde gesondert bestellt werden. Wir sagen der Familie sofort, welches Dokument sie erhält und wofür es taugt.

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Apostille oder Legalisation

Ein Dokument, das in einem anderen Land ausgestellt wurde, hat in der Ukraine von sich aus keine Wirkung. Es muss beglaubigt werden. Dafür gibt es zwei Wege.

Apostille

Die Ukraine ist dem Haager Apostille-Übereinkommen beigetreten. Für Länder, die dem Übereinkommen angehören, ersetzt die Apostille die konsularische Legalisation. Es ist ein besonderer Stempel, den eine Behörde des Landes, das das Dokument ausgestellt hat, darauf anbringt.

Wer die Apostille anbringt, hängt vom Land ab. In Deutschland ist es die Bezirksregierung oder das Regierungspräsidium. In den Niederlanden ist es das örtliche Gericht (Rechtbank). Ohne Apostille gilt ein Dokument über die Registrierung eines Todesfalls in der Ukraine nicht, und der Sarg oder die Urne werden nicht eingelassen.

Konsularische Legalisation

Gehört das Land nicht zum Haager Übereinkommen, durchläuft das Dokument die konsularische Legalisation. Das ist ein längerer Weg über mehrere Stellen. Für solche Länder nennen wir die Dauer gesondert.

Wenn keine Beglaubigung nötig ist

Die ukrainischen Vorschriften machen eine Ausnahme, wenn ein internationaler Vertrag etwas anderes vorsieht. Manche Verträge befreien Dokumente von der Beglaubigung. Wir prüfen, ob eine solche Ausnahme in Ihrem Fall für das jeweilige Land gilt.

Die Bescheinigung über das Fehlen verbotener Gegenstände für die Grenze ist eine eigene Sache. Das Gesetz verlangt, dass sie vom ukrainischen Konsulat legalisiert wird. Das regeln wir mit dem Konsulat in dem Land, in dem der Todesfall eingetreten ist.

Übersetzung ins Ukrainische

Der Konsul nimmt ausländische Dokumente mit einer Übersetzung ins Ukrainische an, und die Übersetzung muss ebenfalls beglaubigt sein. Dasselbe gilt in der Ukraine: Dokumente in einer Fremdsprache werden den Standesämtern zusammen mit einer beglaubigten Übersetzung vorgelegt.

Übersetzt werden muss nicht nur die Urkunde. In Deutschland verlangt die Botschaft auch eine Übersetzung des Leichenpasses, des Dokuments für die Beförderung des Verstorbenen. In Österreich steht eine Übersetzung ins Ukrainische auf der Dokumentenliste der Botschaft. In Frankreich kann die Botschaft die französische Sterbeurkunde selbst übersetzen, wenn der Verstorbene oder die Asche in die Ukraine gebracht wird.

Unser Rat: Bestellen Sie keine Übersetzung auf gut Glück. Klären Sie zuerst, welche Dokumente das Konsulat in welcher Form annimmt, damit Sie nicht zweimal zahlen. Wir bereiten Übersetzungen so vor, dass sie den Anforderungen der jeweiligen Behörde entsprechen. Wie wir mit allen Dokumenten umgehen, lesen Sie auf der Seite „Wir erledigen die Dokumente für die Überführung nach Hause“.

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Die ukrainische Urkunde vom Konsul

Auf der Grundlage der örtlichen Dokumente kann ein Konsul der Ukraine den Todesfall registrieren und eine ukrainische Sterbeurkunde ausstellen, dazu eine Bescheinigung für die Bestattungsbeihilfe. Wie das abläuft, was es kostet und wo das nächste Konsulat ist, lesen Sie im Artikel „Das ukrainische Konsulat bei einem Todesfall im Ausland“.

Wie eine ausländische Urkunde in der Ukraine anerkannt wird

Eine ausländische Sterbeurkunde wird in der Ukraine anerkannt, wenn sie legalisiert wurde oder, sofern das Land dem Haager Übereinkommen angehört, eine Apostille trägt, es sei denn, ein internationaler Vertrag bestimmt etwas anderes.

Was das in der Praxis heißt:

Für die Grenze. Die Sterbeurkunde ist das erste Dokument, das dem Zollbeamten vorgelegt wird, zusammen mit der Bescheinigung über das Fehlen verbotener Gegenstände.
Für eine Bestattung in der Ukraine. Sie brauchen ein Dokument über den Todesfall. Am einfachsten ist entweder die ukrainische Urkunde vom Konsul oder die ausländische mit Apostille und Übersetzung.
Für Erbschaft und Banken. Das Dokument muss die vollständige Urkunde sein, kein vorläufiges, mit Apostille und beglaubigter Übersetzung.

Ob der Todesfall in der Ukraine ein zweites Mal beurkundet werden muss, klären Sie bitte mit dem Standesamt. Wir sagen Ihnen, was für Ihre Angelegenheiten einfacher ist.

Fragen zur Sterbeurkunde

Wer kann im Ausland eine Sterbeurkunde beschaffen?

Das hängt vom Land ab. Die örtlichen Regeln klären wir selbst. Angehörige, das Krankenhaus, die Behörden des Landes und andere Personen können sich an den Konsul der Ukraine wenden, damit er den Todesfall registriert.

Wie lange dauert es, bis die Urkunde ausgestellt wird?

Das ist unterschiedlich. In Polen wird der Sterbeeintrag am selben Tag erstellt, an dem der Todesfall angezeigt wird. In Tschechien wird die Urkunde innerhalb von 30 Tagen ausgestellt. Wie lange die Registrierung beim Konsulat dauert, hängt davon ab, wie schnell die örtlichen Dokumente fertig sind. Wir kümmern uns um die örtliche und die ukrainische Seite zugleich.

Wozu braucht man eine Apostille, wenn die Urkunde schon ein Siegel hat?

Das Siegel bestätigt das Dokument nur in dem Land, in dem es ausgestellt wurde. Erst die Apostille macht es für die Ukraine gültig. Ohne Apostille (oder Legalisation) nimmt der Konsul das Dokument nicht an, und die Ukraine erkennt es nicht an.

Kann die Urkunde in der Ukraine übersetzt werden?

Ja, wenn die Übersetzung so beglaubigt ist, wie es die Behörde verlangt. Doch das Konsulat im Ausland verlangt die Übersetzung oft, bevor es den Todesfall registriert. Deshalb wird sie meist dort und nicht in der Ukraine angefertigt.

Brauche ich eine Sterbeurkunde, um eine Urne mit Asche zu befördern?

Ja. Für eine Urne gelten dieselben Regeln wie für einen Sarg: eine Sterbeurkunde und eine Bescheinigung über das Fehlen verbotener Gegenstände, die vom ukrainischen Konsulat legalisiert wurde. Die Beförderung einer Urne kostet ab 100 €, je nach Land.

Wir haben nur die ärztliche Bescheinigung. Reicht das?

In der Regel nicht. Um einen Verstorbenen aus den meisten Ländern auszuführen, genügt das ärztliche Dokument allein nicht: Es wird eine Urkunde aus dem Register gebraucht. In Belgien zum Beispiel wird die Genehmigung zur Ausfuhr ohne acte de décès nicht erteilt, und in Spanien stellt die Urkunde das Registro Civil aus. Das ärztliche Dokument ist die Grundlage der Registrierung. Um alles Weitere kümmern wir uns.

Was kostet es, die Urkunde zu bekommen?

In Polen ist der Kurzauszug aus dem Sterbeeintrag kostenlos, und auch die Registrierung des Todesfalls durch einen Konsul der Ukraine kostet nichts. Die Apostille und die Übersetzung sind kostenpflichtig. Wenn wir den Verstorbenen nach Hause bringen, erledigen wir beides selbst, und beides ist bereits im Preis der Überführung enthalten. Wir sagen Ihnen vorab, was genau Ihr Gesamtpreis umfasst.

Das Dokument ist verloren gegangen. Was tun?

Sagen Sie uns, wo der Todesfall registriert wurde, dann sagen wir Ihnen, wo Sie einen Ersatz beantragen.

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