Wenn die Familie nicht ins Ausland reisen kann: So kommt der Verstorbene nach Hause

Kurz gesagt: Sie müssen nicht reisen

• Die Papiere für die Überführung bereiten wir für die Familie vor. So arbeiten wir.
• Nicht nur Angehörige können sich an den Konsul der Ukraine wenden: Auch die Behörden im Land des Todesfalls, das Krankenhaus oder andere Personen können das tun.
• Von der Familie brauchen wir ein Foto des Reisepasses des Verstorbenen, Ihren Reisepass und Ihre Telefonnummer, eine Vollmacht und die Versicherungspolice, falls es eine gab.
• Manchmal verlangen die örtlichen Behörden oder das Konsulat die Unterschrift eines Angehörigen. Dann bereiten wir die Papiere vor und sagen Ihnen, wie Sie in Ihrem Fall unterschreiben.
• Der Konsul stellt die ukrainische Sterbeurkunde nahen Angehörigen aus oder schickt sie über das Außenministerium der Ukraine.
• Wir bringen den Verstorbenen in jede Stadt und in jedes Dorf der Ukraine. Die genaue Route und den Preis nennen wir Ihnen in 5 Minuten.

Was die Familie uns schickt

Das alles lässt sich von zu Hause aus weitergeben: Fotos per Viber, WhatsApp oder Telegram, den Rest am Telefon.

• Ein Foto des Reisepasses des Verstorbenen. Für den Anfang genügt das. In manchen Ländern verlangt das Konsulat das Original. Dann sagen wir Ihnen, was zu tun ist.
• Ihren Reisepass und Ihre Telefonnummer, damit wir die Vollmacht vorbereiten und mit Ihnen in Kontakt bleiben können.
• Eine Vollmacht, damit wir die Dokumente in Ihrem Namen einreichen können. Ein Muster schicken wir Ihnen.
• Ein Dokument, das die Verwandtschaft belegt, nur in einigen Ländern. Wir sagen Ihnen, ob es dort nötig ist.
• Die Versicherungspolice, falls es eine gab. Schicken Sie sie auch dann, wenn Sie nicht sicher sind, dass die Police die Überführung deckt.
• Fotos der bereits im Ausland ausgestellten Dokumente. Wenn Ihnen Papiere in einer Fremdsprache zugeschickt wurden, fotografieren Sie jede Seite. Wir sagen Ihnen, um welche Dokumente es sich handelt und was noch fehlt.

Einige Entscheidungen kann nur die Familie treffen: in welche Stadt in der Ukraine der Verstorbene gebracht werden soll, wer ihn zu Hause empfängt und was Sie sich für die Kleidung und die Vorbereitung des Verstorbenen wünschen. Wenn Sie auf etwas noch keine Antwort haben, ist das in Ordnung. Wir beginnen mit den Dokumenten und entscheiden den Rest gemeinsam.

Hatte der Verstorbene Freunde, Kollegen oder einen Arbeitgeber in der Nähe des Sterbeortes, nennen Sie uns bitte deren Kontaktdaten. Sie wissen vielleicht, wo die Dokumente und die Sachen des Verstorbenen sind.

Die vollständige Liste finden Sie auf der Seite „Dokumente für die Überführung eines Verstorbenen aus dem Ausland in die Ukraine“.

Wann die Unterschrift eines Angehörigen nötig ist und wie Sie aus der Ferne unterschreiben

Meistens genügt eine Vollmacht. Manchmal verlangen die örtlichen Behörden aber die Unterschrift eines Angehörigen auf einem Antrag, und manchmal will das Konsulat ein Dokument von einem bestimmten Angehörigen. In Frankreich zum Beispiel stellt das ukrainische Konsulat die Bescheinigung für die Beförderung des Sargs auf der Grundlage mehrerer Dokumente aus, darunter Kopien der Reisepässe des Antragstellers und des Verstorbenen sowie ein Dokument, das die Verwandtschaft belegt.

Wenn Sie in der Ukraine sind

Wir schicken Ihnen den Text der Vollmacht und sagen Ihnen, zu welchem Notar Sie gehen und in welcher Form Sie unterschreiben, damit sie im Land des Todesfalls anerkannt wird.

Wenn Sie in einem anderen Land leben (nicht im Land des Todesfalls)

Eine Vollmacht wird meist auf einem von drei Wegen unterschrieben.

1. Bei einem ukrainischen Konsulat oder einer Botschaft. Das ist der häufigste Weg. Ein ukrainischer Konsul im Ausland beglaubigt eine Vollmacht wie ein Notar in der Ukraine. Sie vereinbaren einen Termin beim nächsten Konsulat, und wir schicken Ihnen vorher den Text der Vollmacht. Das Dokument wird gleich auf Ukrainisch ausgestellt, deshalb braucht es weder eine Übersetzung noch eine Apostille.

2. Bei einem örtlichen Notar, mit Apostille. Ist die Warteschlange beim Konsulat lang, der Weg weit oder die Sache eilig, können Sie zu einem örtlichen Notar in Ihrem Wohnland gehen. Der Notar beglaubigt Ihre Unterschrift. Ein solches Dokument ist in der Sprache dieses Landes abgefasst. Die zuständige Behörde des Landes bringt daher eine Apostille an, sofern das Land dem Haager Apostille-Übereinkommen angehört. In der Ukraine wird das Dokument ins Ukrainische übersetzt, und ein Notar beglaubigt die Übersetzung.

3. Eine elektronische Signatur: Diia.Pidpys oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Für den Vertrag mit uns und für einige Anträge bei ukrainischen Behörden können Sie ein Dokument online mit Diia.Pidpys oder einer anderen qualifizierten elektronischen Signatur unterschreiben. Ausländische Stellen wie die Polizei, eine Leichenhalle oder ein Gericht im Ausland erkennen eine ukrainische elektronische Signatur für die Freigabe des Verstorbenen jedoch nicht an. Sie brauchen ein Papierdokument, vom Konsulat oder von einem örtlichen Notar.

Wie Sie das Dokument weitergeben, ohne Tage zu verlieren

Damit wir nicht auf die Post warten müssen, beginnen wir oft schon mit einem Scan oder einem guten Foto der unterschriebenen und beglaubigten Vollmacht. Schicken Sie es per Viber, Telegram oder WhatsApp. Das Original geht gleichzeitig per Kurier.

Welcher Weg für Sie passt, hängt vom Land ab und von der Stelle, die das Dokument verlangt. Deshalb gehen wir so vor:

1. Wir klären, wer genau die Unterschrift verlangt und in welcher Form.
2. Wir bereiten den Text des Antrags oder der Vollmacht vor.
3. Wir schicken Ihnen ein Muster und erklären in einfachen Worten, was darin steht.
4. Wir sagen Ihnen, wie Sie in Ihrem konkreten Fall unterschreiben und das Dokument weitergeben.

Wenn eine Unterschrift nötig ist, sagen wir es Ihnen rechtzeitig, damit es am letzten Tag keine Überraschung gibt. Und bevor Sie etwas unterschreiben, können Sie uns jederzeit fragen, was das Papier bedeutet.

Wenn es eine Versicherung gab

Hatte die Person eine Police, die eine Überführung einschließt, organisiert in der Regel der Assistance-Dienst der Versicherung den Transport. Er beginnt meist, sobald er die Sterbeurkunde erhalten hat. Sie können ihn auch aus der Ukraine anrufen: Die Nummer steht auf der Police oder der Karte. Das können Sie uns überlassen.

Eines sollten Sie vorher wissen: Das Bestattungsinstitut muss mit der Versicherung abgestimmt sein. Beauftragen Sie ein Bestattungsinstitut ohne diese Abstimmung, kann die Versicherung die Zahlung verweigern. Und noch etwas: Die Police zahlt die Reise oft nur bis zur Grenze oder bis zu einem Verkehrsknoten in der Ukraine, und die Bestattung zu Hause bezahlt die Familie selbst.

Mehr dazu finden Sie im Artikel „Versicherung und Überführung eines Verstorbenen aus dem Ausland“.

Fragen einer Familie, die nicht reisen kann